12 Obyčejné psaní

12.1 Seznam podání
12.2 Nové podání
12.3 Pořizování obyčejných psaní – evidenční lístek poštovného
12.4 Pořizování MZ obyčejných zásilek – jednotlivá evidence
12.5 Uzavření podání
12.6 Evidenční lístek poštovného a dekádní výkaz poštovného
12.7 Import dat pro klienty s platební metodou „Úhrada cen - bezhotovostní kredit“
12.8 Import dat MZ obyčejných zásilek – jednotlivá evidence

Tato volba je v aplikaci POL umístěna v záložce Zásilky, menu Obyčejné psaní. Volba „Ruční vstup“ je určena pro pořizování obyčejných psaní. Při prvním přihlášení se zobrazí obrazovka s prázdným seznamem podání, tj. s uvedením hlášení „Nebyl nalezen žádný záznam“. Volba „Import dat“ je určena pouze pro import MZ obyčejných zásilek. Pokud je založeno podání zobrazí se v seznamu podání:

1
Obrázek: Výběr menu Obyčejné psaní

12.1 Seznam podání

> Obyčejné psaní > Ruční vstup

Volba „Ruční vstup“ je určena pro pořizování obyčejných psaní. Při prvním přihlášení se zobrazí obrazovka s prázdným seznamem podání, tj. s uvedením hlášení „Nebyl nalezen žádný záznam“.

2
Obrázek: Seznam podání

Pokud je založeno podání zobrazí se v seznamu podání:

3
Obrázek: Seznam podání

Tabulka „Seznam podání“ zobrazuje údaje o rozpracovaných podáních. Můžete si zde:

Tabulka Seznam podání
V tabulce můžete zvolit:
1. Jaká podání chcete zobrazit:

2. Třídění podání v seznamu dle:

3. Počet podání na stránku:

Zobrazené údaje:

Tlačítka

12.2 Nové podání

> Obyčejné psaní > Seznam podání > Nové podání

Pro založení nového podání potvrďte tlačítko Nové podání v tabulce „Seznam podání“. Zobrazí se tabulka „Nové podání“.

4
Obrázek: Nové podání

4
Obrázek: Výběr produktu

Tabulka Nové podání
Přednastavené údaje:

Údaje, které se zadávají:

Tlačítka

12.3 Pořizování obyčejných psaní – Evidenční lístek poštovného

Kliknutím na tlačítko Vstup do podání (nebo jste přesměrováni při zakládání podání) vstoupíte do zvoleného podání, zde můžete pořizovat počty kusů obyčejných psaní. V horní části obrazovky jsou přednastaveny údaje:

5
Obrázek: Pořizovací tabulka pro obyčejná psaní

Zobrazené údaje:

Tlačítka

12.4 Pořizování MZ obyčejných zásilek – jednotlivá evidence

Kliknutím na tlačítko Vstup do podání (nebo jste přesměrováni při zakládání podání) vstoupíte do zvoleného podání. Zde můžete jednotlivě pořizovat MZ obyčejné zásilky a k nim data celních prohlášek, ke kterým je následně umožněn i tisk AŠ či vývozních daňových dokladů. V horní části obrazovky jsou přednastaveny údaje:

5
Obrázek: Pořizovací tabulka pro MZ obyčejnou zásilku

12.4.1 Editace zásilky

Údaje, které ůžete zadat:

Adresát
Pole pro vyhledávání adresáta
Pole k vyplnění – po zadání několika počátečních znaků údaje o adresátovi (Čísla, Příjmení/Názvu, Jména, Doplňující údaje nebo Adresáta) lze provést výběr z nabídnutého seznamu adresátů – zde nejsou nabízeni vnitrostátní adresáti

8
Obrázek: Vyhledání adresáta

Tlačítka

V tabulce přehledu adresátů můžete zvolit:
1. Za jaké podací místo se má přehled adresátů zobrazit:

2. Filtr adresátů – zda chcete zobrazit adresáty:

3. Třídění adresátů podle:

4. Počet adresátů na stránku:

• Typ
Přednastaven MZ obyčejná zásilka Prioritní.

• Hmotnost
Do pole se zadává hmotnost zásilky. Provádí se kontrola na max. povolenou hmotnost dle platných Poštovních podmínek.

• Čárový kód CN22
Čárový kód. U zásilek můžete údaj vyplnit nebo můžete pole ponechat prázdné. Je-li pole ponecháno prázdné, čárový kód se vygeneruje automaticky.

• Poznámka – interní
Pole pro editaci poznámky v maximální délce 30 znaků, slouží pro interní potřeby podavatele.

• Poznámka – interní 2
Pole pro editaci poznámky v maximální délce 30 znaků, slouží pro interní potřeby podavatele.

• Doplňkové služby
Povolené služby k zásilce se zobrazí, jen pokud je vyplněno pole „Adresát“. Zobrazí se pouze ty služby, které je možné v rámci tohoto produktu zvolit. U každé služby je zobrazeno zaškrtávací pole pro výběr. Je-li některá služba u daného produktu povinná, automaticky se přednastaví již zaškrtnutá.

Tlačítka

15
Obrázek: Detail pořízení MZ obyčejné zásilky

12.4.2 Seznam pořízených zásilek

V seznamu jsou zobrazeny vždy jen ty zásilky, které byly pořízené/importované v tomto podání. Pokud je při pořizování zásilka označena jako chybová (červená ikona s vykřičníkem), je nutné takovou větu opravit nebo smazat. Pokud požadujete zásilku opravit, kliknutím na daný řádek se pořízené údaje zobrazí ve vrchní části obrazovky.

19
Obrázek: Seznam pořízených zásilek

Zobrazené údaje

Možná nastavení při pořizování MZ obyčejných zásilek:
1. Třídění zásilek podle (vzestupně nebo sestupně):

2. Počet zásilek na stránku:

Tlačítka

12.4.3 Pořízení zásilek s daty celní prohlášky

V aplikaci je umožněno k MZ obyčejným zásilkám pořizovat i data celních prohlášek. Tyto vývozní doklady je umožněno v aplikaci tisknout na formuláře CN22 s ČK – 1x (A4) a CN22 s ČK – 4x (A4). U zásilek, kde jsou pořizována data celních položek, je povinné vyplnění hmotnosti. Pokud byl vybrán adresát s cílovou zemí, kde je vyplnění celní prohlášky povinné, je nutné ji vyplnit.

Položky k celním prohláškám při pořizování dat k zásilce:

Po vyplnění dat k zásilce a potvrzení tlačítkem „Uložit“, je zobrazeno informativní hlášení a nové tlačítko „Data celní prohlášky“.

30
Obrázek: Pořízení zásilek – tlačítko Data celní prohlášky

Toto tlačítko přesměruje uživatele na stranu Data celní prohlášky. V této pořizovací tabulce je povinné vyplnění všech zobrazených položek s výjimkou Tarifního kódu – tato položka je povinná pokud je u zásilky zadána doplňková služba č. 44 – Zboží s VDD:

K jedné zásilce je umožněno pořídit maximálně 4 položky obsahu zboží. Pro smazání položek je nutné provést jejich výběr pomocí zaškrtávacího pole nebo volbou „Označit.“, kdy je následně provedeno kliknutí na tlačítko „Smazat označené“. Po kliknutí na tuto volbu budou vybrané položky odstraněny ze seznamu.

Možná nastavení v menu „Data celní prohlášky“:
1. Třídění zásilek podle (vzestupně nebo sestupně):

2. Počet položek na stránku:

Tlačítka

12.4.4 Tisk adresních štítků, obálek a Celních prohlášek

Pořízené údaje k MZ obyčejným zásilkám je možné tisknout na vybraný formulář. Zásilky, ke kterým mají být vytištěna data na zvolený formulář, je nutné zatrhnout v zaškrtávacím poli. Následně se vybere ze seznamu na poli „Další akce“ volba „Generování tisku označených“.

30
Obrázek: Generování tisku označených

Po označení zásilek a výběru volby „Generování tisku označených“ se zobrazí tabulka „Volby tisku“, kde uživatel vybere tiskárnu ze seznamu povolených tiskáren (nastaveno v menu „Nastavení“ – „Tiskárny a formuláře“). Dále formulář ze seznamu formulářů povolených pro daný druh zásilky, pokud nejsou uloženy žádné vlastní vybrané formuláře pro tisk. Pokud jsou již uloženy nějaké vlastní vybrané formuláře pro tisk, jsou zobrazeny jen ty.

32
Obrázek: Volby tisku

Tlačítka

12.4.5 Oprava chybné zásilky

Chcete-li zásilku opravit, kliknutím na příslušný řádek v Seznamu pořízených zásilek přenesete údaje o zásilce zpět do pořizovací masky, kde je možné potřebné údaje upravit. Po provedení oprav je třeba potvrdit tlačítko „Uložit“.

12.5 Uzavření podání

> Obyčejné psaní > Seznam podání > Uzavřít

Pokud je dané podání připraveno k uzavření, zobrazí se tlačítko Uzavřít. Po uzavření podání je vygenerováno pořadové číslo Evidenčního lístku a zobrazeno u daného podání.

6
Obrázek: Seznam podání s poř. č. Evidenčního lístku

12.6 Evidenční lístek poštovného a Dekádní výkaz poštovného

> Obyčejné psaní > Seznam podání > Evidenční lístek poštovného

Toto tlačítko umožňuje provést vytištění Evidenčního lístku poštovného obyčejných psaní k uzavřenému podání. Je generován periodicky – číselná řada od 1 do 50 dle počtu uzavřených podání. Ke každému uzavřenému podání mohou být vygenerovány pouze dva Evidenční lístky poštovného – tzn. např. s pořadovými čísly 1 a 2 ve dvou vyhotoveních. Po kliknutí na tlačítko Evidenční lístek poštovného se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout

7
Obrázek: Stažení souboru

8
Obrázek: Evidenční lístek poštovného – první část

9
Obrázek: Evidenční lístek poštovného – poslední část

9
Obrázek: Evidenční lístek poštovného – podání se Zákaznickou kartou

Pozn. Úhrn ceníkového výplatného je uváděn za každý evidenční lístek zvlášť.

Dekádní výkaz poštovného je formulář, sloužící k souhrnu veškerých odeslaných Evidenčních lístků za dekádu (10 dní) a vyčíslení ceny za poštovní služby. Tiskopis Dekádní výkaz poštovného lze stáhnout na adrese:
http://www.ceskaposta.cz/assets/nastroje/vykaz_postovneho.pdf ve formátu pdf, případně editovatelný ve formátu xls na adrese: http://www.ceskaposta.cz/assets/nastroje/vykaz_postovneho.xls

10
Obrázek: Dekádní výkaz poštovného

12.7 Import dat pro klienty s platební metodou „Úhrada cen – bezhotovostní Kredit“

V menu Obyčejné psaní je nově umožněno, pro klienty s platební metodou „Úhrada cen – bezhotovostní Kredit“, do podání data importovat ve formátu CSV a TXT. V případě importu těchto zásilek není možno využít vlastní konfiguraci.

Pokud je seznam podání prázdný je seznam souborů prázdný bez možnosti importu souboru. Pokud je založeno podání je možno provádět import. Tzn., uživatel musí v pro import vždy nejprve založit podání.

11
Obrázek: Seznam souborů pro podání

Pro import souboru se zásilkami klikněte na tlačítko Procházet . Zobrazí se tabulka „Zvolte soubor“, ve které vyberete požadovaný soubor pro import. Pro import souboru kliknete na tlačítko Import CSV nebo Import TXT . Naimportované údaje lze dále editovat pomocí ručního vstupu.

12
Obrázek: seznam souborů

Počet souborů na stránku:

Zobrazené údaje:

Tlačítka:

Číselník chyb vyskytujících se v importovaných „OLZ“ souborech

Přijato ke zpracování Popis Chyby
Ne chybná identifikace produktu
Ne chybný ISO kód země
Ne neuvedena hmotnost
Ne hmotnost mimo povolený rozsah
Ne počet kusů mimo povolený rozsah
Ne neuvedena zóna
Ne hmotnost není číslo
Ne počet kusů není číslo
Ne chybná zóna

12.6.1 Formát datového souboru

Č. Popis pole Velikost Význam pole
1 Typ produktu 2 Identifikace produktu OLZ (povinný údaj)
2 ISO kód země 2 ISO kód země, pro vnitrostátní zásilky CZ nebo prázdný, pro mezinárodní zásilky kód země určení
3 Hmotnost do 12 Hmotnostní pásmo do
Formát (8.3) „xxxxxxxx.xxx“ je uvedeno v kg
4 Služby 30 Dle ceníku (např. u OLZ do zahraničí, které jsou přepravovány prioritně se uvádí služba 9-prioritně)
5 Kusy 5 Počet kusů (povinný údaj)
6 Zóna 2 Zóna cenového pásma (nepovinný údaj)
Uvádí se při podání Firemního psaní.

Poznámka: Pro import Obyčejných psaní a Firemních psaní je struktura datového souboru totožná.

Číselník produktů

Ident Název produktu
LZ Obyčejná listovní zásilka
LS Obyčejná listovní zásilka standard
LM Obyčejná listovní zásilky mezinárodní

12.8 Import dat MZ obyčejných zásilek– jednotlivá evidence

> Obyčejné psaní > Import dat

Tabulka „Přehled importovaných souborů“ zobrazuje údaje o importovaných souborech. Můžete zde provést import souborů ve formátu csv nebo txt.

Importovat data lze pro tyto typy produktů:

54
Obrázek: Přehled importovaných souborů

Pokud probíhá zpracování předchozího importu, objeví se tato hláška:

Tlačítka

55555
Obrázek: Import

Tabulka Přehled importovaných souborů
V tabulce můžete zvolit:
1. Třídění v seznamu podle:

2. Počet souborů na stránku:

Zobrazené údaje:

Storno probíhajícího importu
Probíhající import je umožněno v aplikaci POL zastavit. K tomuto účelu slouží ikona „STOP “, která je u probíhajícího importu zobrazena ve sloupci Protokol o zpracování souboru. Data, která byla importována před zastavením importu, jsou standardně naimportována. Po zastavení importu je v tabulce Přehled importovaných souborů ve sloupci „Stav“ zobrazeno informativní hlášení „Zpracování ukončeno – import přerušen uživatelem“.

Protokol o zpracování souboru
Kliknutím na ikonu 55 se zobrazí (v novém okně) protokol o zpracování importovaného souboru. Zde je uvedeno číslo řádku, na kterém se chyba vyskytla, ID číslo zásilky, dále informace o tom, zda byl řádek přijat ke zpracování a popis chyby (výpis jednotlivých chyb je dále uveden v kapitole 22.5 Číselník chyb vyskytujících se v importovaných souborech). V případě zastavení importu uživatelem je vždy zobrazen chybový protokol s informací, na kterém řádku v souboru a který uživatel provedl zastavení importu.

56
Obrázek: Protokol o zpracování souboru

Tlačítka

Pro import souboru se zásilkami klikněte na tlačítko Procházet. Zobrazí se tabulka „Zvolte soubor“, ve které vyberete požadovaný soubor pro import. Následuje výběr požadované konfigurace. Pro import souboru ve formátu „csv“ a „txt“ oddělený středníkem kliknete na tlačítko Import CSV. Pro import souboru „K*.*“ nebo jiného souboru ve formátu „txt“ kliknete na tlačítko Import TXT.

57
Obrázek: Výběr souboru

58
Obrázek: Výběr konfigurace

Po kliknutí na tlačítko pro import se zobrazí okno s tabulkou „Seznam podání“, ve kterém provedete výběr úložiště importovaného souboru. Zásilky z importovaného souboru můžete uložit:



Soubor se po importu zobrazí v tabulce „Přehled importovaných souborů“, ve které je ve sloupci „Stav“ zobrazena aktuální fáze zpracování dat z importovaného souboru. Je-li v tomto sloupci zobrazen stav „Ukončení zpracování“, jsou zásilky z importovaného souboru zobrazeny ve vybrané dávce a adresáti z importovaného souboru jsou zobrazeni v tabulce „Přehled adresátů“ (viz kapitola 7.1 Přehled adresátů). Pro zobrazení chyb, které mohly nastat při zpracování importovaného souboru, slouží „Protokol chyb v souboru“.

12.8.1 Konfigurace

> Obyčejné psaní > Import dat > Konfigurace

Při prvním vstupu je ve volbě Výběr konfigurace přednastaveno defaultní nastavení konfigurace pod názvem Přednastavená konfigurace zásilek. Přednastavenou konfiguraci zásilek nelze dále editovat nebo odstranit. Pro nastavení konfigurace importu dat klikněte na tlačítko Konfigurace v tabulce „Přehled importovaných souborů“. Zobrazí se tabulka „Import dat – konfigurace“. Je umožněno nastavit si více konfigurací podle potřeby a to kliknutím na tlačítko „Nová konfigurace“. Lze si také zvolit, která konfigurace bude zobrazována jako první ve výběru konfigurací v tabulce „Přehled importovaných souborů“ – a to zatržením tohoto pole.

60
Obrázek: Nastavení nové konfigurace

Tabulka Import dat-konfigurace
Údaje, které musíte vyplnit:
Název konfigurace

Typ souboru a kódování

Osobní údaje

Adresa

Bankovní spojení

Kontakty

Zásilka