7 Adresáti

7.1 Přehled adresátů
7.2 Export dat
7.3 Nový adresát
7.4 Změna nastavení adresáta
7.5 Import dat
7.6 Vytváření složek adresátů a práce s nimi

Správa adresátů. Ve volbě jsou obsaženy údaje o adresátech pro podání zásilek i poštovních poukázek B. Postupy pro předání údajů jsou nastaveny tak, aby byly v souladu s Poštovními podmínkami, které můžete nalézt na: https://www.ceskaposta.cz/ke-stazeni/postovni-podminky

7.1 Přehled adresátů

> Adresáti > Ruční vstup

V tabulce „Přehled adresátů“ můžete najít stávajícího adresáta podle „Čísla“, „Příjmení/Název“, „Jméno“, „Adresa“ a také podle příznaku OP (adresát, který je uložen s příznakem Obchodní psaní, Fyzická osoba, Právnická osoba). V již uložených adresátech je možné provádět změny jednotlivých údajů, nebo založit nového adresáta. Adresáty v tabulce „Přehled adresátů“ je možné dále seřadit dle zadaných parametrů (Stav, Číslo, Příjmení/Název, Jméno, Adresa, Datum uložení a OP). Dále zde můžete provést smazání vybraných adresátů nebo tisk adresních štítků dle formulářů a produktů (závislé na uzavření smlouvy k danému druhu) pro: obyčejné psaní

Při úplně prvním přihlášení do aplikace se ve volbě „Adresáti“ zobrazí prázdný „Přehled adresátů“.

1
Obrázek: Přehled adresátů

Tabulka Přehled adresátů

V tabulce můžete zvolit:
  1. Za jaké podací místo se má přehled adresátů zobrazit:

  2. Filtr adresátů – zda chcete zobrazit všechny adresáty nebo jen ty s příznakem OP, dále je možno zobrazit v rámci tohoto výběru adresáty dle pole „Stav“:

  3. Třídění adresátů v seznamu dle pole:

  4. Počet adresátů na stránku:

Zobrazené údaje:

Je-li u adresáta zobrazena červená ikona, tj. údaje obsahují chybná data, nelze s tímto adresátem dále pracovat (např. při pořizování zásilek nebo poštovních poukázek B). Opravu chybných údajů provedete změnou nastavení adresáta, viz kapitola 7.4 Změna nastavení adresáta.

Je-li u adresáta zobrazena žlutá ikona, tj. adresní údaje jsou nepřesné, zásilku nebo poštovní poukázku B s tímto adresátem lze pořídit, ale nemusí být doručena. Pokud je podávána zásilka se sl. 36–Potvrzení dokumentace při dodání, pak nelze nepřesný adresní údaj použít jako adresáta dokumentů. Opravu nepřesných údajů provedete změnou nastavení adresáta, viz kapitola 7.4 Změna nastavení adresáta

Je-li u adresáta zobrazena zelená ikona, tj. adresní údaje jsou bezchybné, zásilku nebo poukázku B s tímto adresátem lze bez problému pořídit. Případnou úpravu údajů je možné provést změnou nastavení adresáta, viz kapitola 7.4 Změna nastavení adresáta

Tlačítka

Akce:

Pozn. Zobrazení funkcionality „Generování tisku označených“ jednotlivých produktů je závislé na parametrech přihlášeného uživatele - tedy jestli má pro daný produkt uzavřenu smlouvu.

Je-li zvoleno zobrazení adresátů za „Aktuální podací místo“, jsou smazání všichni vybraní adresáti aktuálního podacího místa. Po kliknutí na tlačítko se zobrazí okno s upozorněním: „Budou smazáni označení adresáti pro akt. podací místo. Opravdu pokračovat?“: Kliknutím na tlačítko „OK“ se provede výmaz všech zvolených adresátů za aktuální podací místo. Kliknutím na tlačítko „Storno“ se akce zruší.

10
Obrázek: Okno s upozorněním

Generování tisku označených:

11
Obrázek: Volby tisku – adresní štítek bianco samostatný

12
Obrázek: Volby tisku – obálka 1 – C6

Tlačítka 13
Obrázek: Stažení souboru

Tlačítka 14
Obrázek: Adobe Reader

Tisk formulářů – je proveden z programu Adobe Reader ve volbě Soubor – Tisknout. Zobrazí se obrazovka pro výběr tiskárny a nastavení parametrů.

15
Obrázek: Tisknout

Nastavení tisku pro tisk formulářů formátu A4 (např. „Adresní štítek bianco 4x A4)
Měřítko stránky „Žádné“. Nesmí být zatrženo „Automaticky otáčet a vystředit“ a „Zvolit zdroj papíru podle velikosti PDF“! Potvrzením tlačítka „OK“ se provede tisk údajů na vybraný formulář.

Je-li zvolen pro tisk adresát s indikací Na poštu nebo chybný adresát (červená ikona nebo nesouhlasí ISO kód státu s vybraným typem formuláře) zobrazí se okno s upozorněním: „Byla provedena volba chybného adresáta nebo adresáta s indikací Na poštu. Pro tyto adresní údaje nebude proveden tisk na zvolený formulář. Pokračovat?“. Kliknutím na tlačítko „OK“ se provede tisk formulářů bez těchto chybných adresátů. Kliknutím na tlačítko „Storno“ se akce zruší.

16
Obrázek: Okno s upozorněním

7.2 Export dat

Export dat adresátů umožňuje exportovat vybraná uložená data dle vybrané konfigurace a vybraného formátu.

17
Obrázek: Export adresátů

7.2.1 Konfigurace exportu

Po kliknutí na tlačítko Konfigurace aplikace uživatele přesměruje na stránku Export dat – konfigurace. Zde je prvotně přednastavena defaultní konfigurace pod názvem Přednastavená konfigurace export adresátů – tuto není možné upravovat ani vymazat. Je umožněno nastavit si více konfigurací podle potřeby a to kliknutím na tlačítko „Nová konfigurace“. Lze si také zvolit, která konfigurace bude zobrazována jako první ve výběru konfigurací v tabulce „Export adresátů“ – a to zatržením pole „Nastavit tuto konfiguraci jako výchozí“.

18
Obrázek: Přednastavená konfigurace exportu adresátů – formát CSV

19
Obrázek: Přednastavená konfigurace exportu adresátů – formát TXT

20
Obrázek: Konfigurace exportu adresátů – Nová konfigurace CSV

21
Obrázek: Konfigurace exportu adresátů – editace konfigurace CSV

Tabulka Export dat-konfigurace

Zde je možno vyplnit, které položky mají být obsahem exportovaného souboru a v jakém pořadí.
Název konfigurace

Nastavit tuto konfiguraci jako výchozí – lze si zaškrtnutím políčka zvolit, která konfigurace bude nastavena jako výchozí pro export v tabulce „Export adresátů“

Typ souboru a kódování

Osobní údaje

Adresa

Bankovní spojení

Kontakty

Tlačítka

V případě ukládání nové konfigurace ve formátu TXT probíhá kontrola jednotlivých položek na zadané rozmezí – musí souhlasit počet znaků definovaných k jednotlivým položkám, viz kap. 7.2.3 Struktura souboru dle přednastavené konfigurace – adresáti.

21
Obrázek: Export dat – konfigurace ve formátu txt – chybně vyplněné rozmezí

7.2.2 Export

Pro export dat do souboru musíte nejprve vybrat požadované adresáty, vybrat požadovanou konfiguraci a zvolit formát souboru, do kterého se export dat provede:

Po kliknutí na tlačítko Export se zobrazí okno s dotazem, chcete-li soubor otevřít nebo uložit

22
Obrázek: Stažení souboru např. ve formátu „*.xls“

Tlačítka: 23
Obrázek: Stahování dokončeno

7.2.3 Struktura souboru dle přednastavené konfigurace – adresáti

č. sloupce položka
1 Jméno
2 Příjmení / Název
3 Doplňující údaj
4
5 DIČ
6 Č. adresáta
7 Datum narození
8 Ulice
9 Č. popisné
10 Č. orientační
11 Část obce
12 Obec
13 PSČ
14 Stát
15 prázdné pole
16 Předčíslí účtu
17 Číslo účtu
18 Kód banky
19 Mobil
20 Telefon
21 E-mail
22 Subjekt
Rozmezí znaků položka počet znaků
Od Do
1 50 Jméno 50
51 100 Příjmení / Název 50
101 150 Doplňující údaj 50
151 160 10
161 170 DIČ 10
171 190 Č. adresáta 20
191 205 Datum narození 15
206 246 Ulice 40
246 251 Č. popisné 6
252 257 Č. orientační 6
258 297 Část obce 40
298 337 Obec 40
338 362 PSČ 25
363 364; Stát 2
365 366 prázdné pole 2
367; 372 Předčíslí účtu 6
373 382 Číslo účtu 10
383 386 Kód banky 4
387 436 Mobil 50
437 486 Telefon 50
487 536 E-mail 50
537 539 Subjekt 3

7.3 Nový adresát

> Adresáti > Ruční vstup > Nový adresát

Pro založení nového adresáta potvrďte tlačítko Nový adresát v tabulce „Přehled adresátů“. Zobrazí se tabulka, ve které provedete založení nového adresáta.

24
Obrázek: Nový adresát – Fyzická osoba - s typem adresy Ulice

24
Obrázek: Nový adresát – Fyzická osoba – s typem adresy Na poštu

24
Obrázek: Nový adresát – Fyzická osoba – s typem adresy Balíkovna

25
Obrázek: Nový adresát – Právnická osoba s příznakem Obchodní psaní

Tabulka Nový adresát
Údaje, které musíte vyplnit:
Osobní údaje

Adresa

Kontakty

Bankovní spojení

Odkazy

U jednotlivých typů adres jsou zobrazeny odkazy „Vyhledání PSČ“ nebo „Seznam provozoven, kam lze adresovat/uložit zásilku Balík Na poštu“ jejichž prostřednictvím je otevřena nová záložka s odkazem na příslušnou funkcionalitu či příslušný seznam.

Pozn. U editačních polí v sekci Osobní údaje a Adresa jsou zobrazeny informativní texty s počtem zadání max. možných znaků.

Tlačítka 49
Obrázek: Nový adresát –Fyzická osoba – Adresát do zahraničí s chybným formátem PSČ

7.4 Změna nastavení adresáta

> Adresáti > Ruční vstup > Přehled adresátů > Adresát

Pro změnu nastavení stávajícího adresáta klikněte na řádek s údaji konkrétního adresáta. Zobrazí se tabulka „Změna nastavení adresáta“.

29
Obrázek: Změna nastavení Adresáta

Tabulka Změna nastavení adresáta

Přednastavené údaje, které zde můžete změnit:
Osobní údaje

Adresa

Kontakty

Bankovní spojení

Tlačítka

Odkazy

U jednotlivých typů adres jsou zobrazeny odkazy „Vyhledání PSČ“,„Seznam provozoven, kam lze adresovat/uložit zásilku Balík Na poštu“ nebo „Seznam provozoven, kam lze adresovat/uložit produkt Balíkovna“ jejichž prostřednictvím je otevřena nová záložka s odkazem na příslušnou funkcionalitu či příslušný seznam.

Pozn. U editačních polí v sekci Osobní údaje a Adresa jsou zobrazeny informativní texty s počtem zadání max. možných znaků.

7.5 Import dat

> Adresáti > Import dat

Tabulka „Přehled importovaných souborů“ zobrazuje údaje o importovaných souborech. Můžete zde provést import souborů ve formátu csv nebo txt.

35
Obrázek: Přehled importovaných souborů

Pokud probíhá zpracování předchozího importu, objeví se tato hláška:

Tlačítka

1
Obrázek: Import

Tabulka Přehled importovaných souborů
Třídění importovaných souborů v přehledu dle pole:

Počet zobrazených řádků na stránku:

Zobrazené údaje:

Storno probíhajícího importu

Probíhající import je v aplikaci umožněno zastavit. K tomuto účelu slouží ikona „STOP “, která je u probíhajícího importu zobrazena ve sloupci Protokol o zpracování souboru. Data, která byla importována před zastavením importu, jsou standardně naimportována. Po zastavení importu je v tabulce Přehled importovaných souborů ve sloupci „Stav“ zobrazeno informativní hlášení „Zpracování ukončeno – import přerušen uživatelem“.

Protokol chyb v souboru

– kliknutím na ikonu 36 se zobrazí v novém okně protokol o zpracování importovaného souboru. Zde je uvedeno číslo řádku, na kterém se chyba vyskytla, dále informace o tom, zda byl řádek přijat ke zpracování a popis chyby (výpis jednotlivých chyb je dále uveden v kapitole 22.5 Číselník chyb vyskytujících se v importovaných souborech). V případě zastavení importu uživatelem je vždy zobrazen chybový protokol s informací, na kterém řádku v souboru a který uživatel provedl zastavení importu.

37
Obrázek: Protokol o zpracování importovaného souboru

Tlačítka

Pro import souboru s adresáty klikněte na tlačítko Procházet. Zobrazí se tabulka „Zvolte soubor“, ve které vyberete požadovaný soubor pro import. Následuje výběr požadované konfigurace. Pro import souboru ve formátu „csv“ kliknete na tlačítko Import CSV. Pro import souboru ve formátu „txt“ kliknete na tlačítko Import TXT. Soubor se po importu zobrazí v tabulce „Přehled importovaných souborů“.

38
Obrázek: Výběr souboru

39
Obrázek: Výběr konfigurace

V tabulce „Přehled importovaných souborů“ je ve sloupci „Stav“ zobrazena aktuální fáze zpracování dat z importovaného souboru. Je-li v tomto sloupci zobrazen stav „Ukončení zpracování“, jsou adresáti z importovaného souboru zobrazeni v tabulce „Přehled adresátů“(viz kapitola 7.1. Přehled adresátů). Pro zobrazení chyb, které mohly nastat při zpracování importovaného souboru, slouží „Protokol chyb v souboru“ (viz kapitola 22.5. Číselník chyb vyskytujících se v importovaných souborech).

7.5.1 Konfigurace

> Adresáti > Import dat > Konfigurace

Při prvním vstupu do menu „Adresáti – Import dat“ je ve volbě Výběr konfigurace přednastaveno defaultní nastavení konfigurace pro import dat ze sw Pošta 2002 (csv) pod názvem Přednastavená konfigurace adresátů. Přednastavenou konfiguraci adresátů není možné upravovat ani vymazat. Dále je zde umožněno využít i přednastavenou konfiguraci s názvem Import exportovaných dat-adresáti, která vychází z pořadí sloupců v Přednastavené konfiguraci exportu adresátů, tuto není možné upravovat ani vymazat. Pokud již byla konfigurace uložena s jinými hodnotami, je tato uložena jako Konfigurace č. 1. Pro nastavení konfigurace importu dat klikněte na tlačítko Konfigurace v tabulce „Přehled importovaných souborů“. Zobrazí se tabulka „Import dat – konfigurace“. Je umožněno nastavit si více konfigurací podle potřeby a to kliknutím na tlačítko „Nová konfigurace“. Lze si také zvolit, která konfigurace bude zobrazována jako první ve výběru konfigurací v tabulce „Přehled importovaných souborů“ – a to zatržením pole „Nastavit tuto konfiguraci jako výchozí“.

40
Obrázek: Import dat – konfigurace „Přednastavená konfigurace adresátů“ – typ souboru csv – defaultní nastavení konfigurace pro import dat ze sw Pošta 2002

41
Obrázek: Import dat – konfigurace „Import exportovaných dat - adresáti“ – typ souboru csv

42
Obrázek: Import dat – konfigurace „Import exportovaných dat - adresáti“ – typ souboru txt

43
Obrázek: Import dat – konfigurace adresátů – nová konfigurace

Tabulka Import dat-konfigurace

Údaje, které musíte vyplnit:

Název konfigurace

Nastavit tuto konfiguraci jako výchozí – lze si zaškrtnutím políčka zvolit, která konfigurace bude nastavena jako výchozí pro import v tabulce „Přehled importovaných souborů“

Typ souboru a kódování

Osobní údaje

Adresa

Bankovní spojení

Kontakty

Tlačítka

Editace
Obrázek: Editace uložené konfigurace adresátů

Pozn. V případě nastavení konfigurace txt je třeba brát zřetel na rozdílné zadávání rozmezí položek oproti nastavení konfigurace exportu. Při nastavení konfigurace importu „od“ říká začátek řetězce, „do“je konec řetězce - včetně prvního znaku následující položky (první znak + počet znaků). Např. Jméno je v konfiguraci pro export definováno v rozmezí 1-50, v případě nastavení konfigurace pro import je to ale rozmezí 1-51(1+50=51).

7.5.2 Pošta2002

Soubor s adresáty vytvořený v software Pošta2002 lze exportovat do aplikace PodáníOnline. V nabídce SW Pošta2002 – „Služby“ zvolíte volbu „Export adresáře do DBF“.

Nabídka
Obrázek: Nabídka Služby

Zobrazí se tabulka „Export adresátů“, pomocí které převedete soubor s adresáty na textový soubor.

Export adresátů
Obrázek: Export adresátů

Tabulka Export adresátů Tlačítka

Po úspěšném exportu dat se zobrazí tabulka s informací „Export údajů byl dokončen“.

Informace
Obrázek: Informace

7.5.3 Microsoft Excel

Soubor s adresáty vytvořený v programu Microsoft Excel a uložený ve formátu csv lze importovat do aplikace PodáníOnline. V nabídce Microsoft Excel – „Soubor – Uložit jako“ zvolíte volbu „CSV (oddělený středníkem)(*.csv)“ a kliknete na tlačítko „Uložit“.

Uložit jako CSV
Obrázek: Uložit jako CSV

Takto uložený soubor můžete snadno importovat do aplikace PodáníOnline ve volbě Adresáti-Import dat. Po nastavení konfigurace importu dat se import provede kliknutím na tlačítko Import CSV.

7.5.2 Pošta2002

Soubor s adresáty vytvořený v software Pošta2002 lze exportovat do aplikace PodáníOnline. V nabídce SW Pošta2002 – „Služby“ zvolíte volbu „Export adresáře do DBF“.

Nabídka
Obrázek: Nabídka Služby

Zobrazí se tabulka „Export adresátů“, pomocí které převedete soubor s adresáty na textový soubor.

Export adresátů
Obrázek: Export adresátů

Tabulka Export adresátů Tlačítka

Po úspěšném exportu dat se zobrazí tabulka s informací „Export údajů byl dokončen“.

Informace
Obrázek: Informace

7.5.3 Microsoft Excel

Soubor s adresáty vytvořený v programu Microsoft Excel a uložený ve formátu csv lze importovat do aplikace PodáníOnline. V nabídce Microsoft Excel – „Soubor – Uložit jako“ zvolíte volbu „CSV (oddělený středníkem)(*.csv)“ a kliknete na tlačítko „Uložit“.

Uložit jako CSV
Obrázek: Uložit jako CSV

Takto uložený soubor můžete snadno importovat do aplikace PodáníOnline ve volbě Adresáti-Import dat. Po nastavení konfigurace importu dat se import provede kliknutím na tlačítko Import CSV.

7.6 Vytváření složek adresátů a práce s nimi

Adresáti > Ruční vstup > Aktuální podací místo > Správa složek

V menu Adresáti – Ruční vstup je umožněno, při přepnutí zobrazených adresátů na aktuální podací místo, zakládat složky s adresáty. Po vytvoření složek s adresáty je možno tyto použít k hromadnému pořizování zásilek pro danou skupinu adresátů .

Výchozí stav
Obrázek: Výchozí stav před vytvořením složek adresátů

Pro vytvoření složky je zapotřebí potvrdit odkaz „Správa složek“ v oddíle, kde jsou zobrazeny počty adresátů a skupiny adresátů. Po potvrzení odkazu se zobrazí okno pro správu složek. Před první editací je seznam složek prázdný.

Okno správa
Obrázek: Okno Správa složek, výchozí stav

Složka se vytvoří natypováním požadovaného názvu složky do prázdného pole a potvrzením tlačítka uložit. Po uložení je ve Správě složek zobrazena následovně:

Okno správa složek
Obrázek: Okno Správa složek s uloženou složkou adresátů

Po uložení požadovaných složek lze okno Správa složek opustit kliknutím na křížek v pravém horním rohu, nebo stisknutím klávesy Esc. Zobrazí se obrazovka Přehled Adresátů s uloženou složkou.

přehled s uloženou složkou
Obrázek: Okno Přehled adresátů s uloženou složkou adresátů

Do vytvořených složek je možné přesouvat adresáty. Adresáta, který má být do požadované složky přesunut, je třeba označit v zaklikávacím poli ve druhém sloupci a následně zvolit v rolovacím poli „Další akce“ možnost „Označené přesunout do“.

Přesu zvoleného
Obrázek: Přesun zvoleného adresáta do vytvořené složky

Konkrétní adresát může být vždy zařazen pouze do jedné vybrané složky. Vytvořené skupiny adresátů jsou shodně použitelné v menu Zásilky – Ruční vstup a Poukázky B – Ruční vstup.