10 Obchodní psaní

10.1 Seznam podání
10.2 Nové podání
10.3 Seznam dávek
10.4 Nová dávka
10.5 Pořízování obchodních psaní
10.6 Uzavření dávky
10.7 Uzavření podání
10.8 Generování svazků
10.9 Import dat

Nově je umožněno pořizovat produkt Obchodní psaní (OP). Tato volba je v aplikaci PodáníOnline umístěna v záložce Zásilky, menu Obchodní psaní.

10.1 Seznam podání

> Obchodní psaní > Ruční vstup

Volba „Ruční vstup“ je určena pro ruční pořizování obchodních psaní. Při prvním přihlášení se zobrazí obrazovka s prázdným seznamem podání, tj. s uvedením hlášení „Nebyl nalezen žádný záznam“.

Pokud je založeno podání nebo dávka zobrazí se v seznamu podání a seznamu dávek:

Tabulka „Seznam podání“ zobrazuje údaje o rozpracovaných podáních. Můžete si zde:

• kliknutím na řádek s podáním zobrazit seznam dávek v tomto podání
• vytvořit nové podání
• pro uzavřené podání generovat svazky
• pro uzavřené podání tisknout soupis OP
• pro uzavřené podání tisknout seznam svazků OP
• provést export uzavřeného podání
• zvolit třízení založených podání dle údajů v záhlaví tabulky
• zvolit zobrazení počtu řádků zobrazených podání na stránku

Tabulka Seznam podání
V tabulce můžete zvolit:
1. Jaká podání chcete zobrazit:

• Otevřená podání – zobrazí se pouze otevřená podání
• Všechna podání – zobrazí se otevřená i uzavřená podání pro zadané rozmezí datum „Od“ – „Do“ (automaticky je přednastaven poslední týden).
  – uzavřená podání lze pouze prohlížet, k vybranému uzavřenému podání lze generovat svazky, tisknout soupis OP nebo seznam svazků OP, nebo k pořízeným obchodním psaním dodatečně provést tisk na adresní štítky
  – v uzavřených podáních jsou zobrazeny všechny PSČ podacích pošt, které se vztahují k aktuálnímu podacímu místu

2. Třídění podání v seznamu dle:

• Číslo podání
• Podací pošta
• Datum předpokládaného podání
• Datum uzavření
• Počet OP/Tisk
• Hmotnost (kg)
• Technol. číslo

3. Počet podání na stránku:

• 5, 10, 20, 30, 40, 50

4. Exportovat podání:

• ve volbě je možné provést export pořízených obchodních psaní pouze z uzavřeného podání a to ve formátu „xls“, „txt“ a „csv“ (viz kapitola 10.1.1 Export OP z uzavřeného podání)

Zobrazené údaje:

• Číslo podání
• Podací pošta
• Technol. číslo – vybírá se při založení podání, je přístupné pouze pro uživatele, kteří mají ve smlouvě k Obchodním psaním uvedenu službu Cílené rozesílání obchodního psaní
• Datum předpokládaného podání
• Datum uzavření
• Počet OP/Tisk – počet je zobrazen podle výběru typu Obchodního psaní při založení podání
• Hmotnost (kg)
• Akce/Stav

Tlačítka

• Nové podání – kliknutím na tlačítko se zobrazí tabulka „Nové podání“
• Generovat svazky – kliknutím na tlačítko je možné provést Generování svazků pro vybrané uzavřené podání (viz kapitola 10.8 Generování svazků)
• Soupis OP – klinutím na tlačítko je možné provést tisk „Soupis OP“ pro vybrané uzavřené podání (viz kapitola 10.8.1 Soupis OP)
• Seznam svazků OP – klinutím na tlačítko je možné provést tisk „Seznam svazků OP“ pro vybrané uzavřené podání (viz kapitola 10.8.2 Seznam svazků OP)
• Export – kliknutím na tlačítko je možné provést export obchodních psaní pro vybrané uzavřené podání ve zvoleném formátu (viz kapitola 10.1.1. Export OP z uzavřeného podání)

10.1.1 Export OP z uzavřeného podání

Export dat se provede pouze z uzavřeného podání a to kliknutím na tlačítko Export v tabulce „Seznam podání“. Pro export dat do souboru musíte nejprve zvolit formát souboru, do kterého se export dat provede:

• XLS
• TXT
• CSV

Po kliknutí na tlačítko Export se zobrazí okno s dotazem, zda chcete soubor otevřít nebo uložit.

Tlačítka

• Otevřít – otevře se soubor s vyexportovanými OP
• Uložit – otevře se tabulka, ve které vyberete adresář, do kterého se soubor s vyexportovanými OP uloží, po uložení souboru se zobrazí okno s informací, že stahování souboru bylo dokončeno a s dotazem, chcete-li otevřít soubor nebo složku, do které byl soubor uložen
• Storno – zruší akci

Tlačítka

• Otevřít – po kliknutí na tlačítko se otevře soubor s vyexportovanými OP např. v programu Microsoft Excel
• Otevřít složku – po kliknutí na tlačítko se otevře složka adresáře, do kterého byl soubor uložen
• Zavřít – po kliknutí na tlačítko se okno zavře

Struktura exportovaného souboru:

• Excel, CSV
  • struktura exportovaného souboru je nadefinována takto:

• TXT
  • struktura exportovaného souboru je nadefinována takto:

10.2 Nové podání

> Obchodní psaní > Seznam podání > Nové podání

Pro založení nového podání potvrďte tlačítko Nové podání v tabulce „Seznam podání“. Zobrazí se tabulka „Nové podání“.

Tabulka Nové podání
Přednastavené údaje:

• Podací pošta

Údaje, které musíte zadat:

• Technologické číslo – je přednastaven prázdný řádek bez technologického čísla, pro podání OP se službou Cílené rozesílání obchodního psaní je nutné vybrat technologické číslo
• Datum předpokládaného podání – je přednastaveno aktuální datum, popř. může být proveden výběr z kalendáře
• Číslo podání – 1-99
• Hmotnost – v kilogramech
• Zákaznická karta – výběr ze seznamu zákaznických karet, které si uživatel nastavil - viz kap. 4. Pokud je vytvářeno podání se zákaznickou kartou, lze v tomto podání pořizovat pouze produkty, které lze podat se zákaznickou kartou viz kapitola 20.2.
• Výběr typu obchodního psaní – výběr mezi dvěma typy: Obchodní psaní a Obchodní psaní-tisk

Tlačítka

• Uložit – uloží zadané údaje – zobrazí se tabulka „Seznam podání“ s nově založeným podáním
• Zpět – návrat do tabulky „Seznam podání“ bez uložení zadaných dat

10.3 Seznam dávek

> Obchodní psaní > Ruční vstup > Seznam dávek

Kliknutím na příslušný řádek v tabulce „Seznam podání“ si klient vybere požadované podání, pro které vytvoří novou dávku potvrzením tlačítka „Nová dávka“. Pokud pro vybrané podání již byla nějaká dávka založena, zobrazí se v tabulce „Seznam dávek“. Do již vytvořené dávky otevřeného podání lze pořizovat obchodní psaní a to kliknutím na řádek v seznamu dávek, obchodní psaní však musí splňovat již zadané parametry, které byly zvoleny při vytvoření tohoto podání – typ obchodního psaní a hmotnost). Rozpracovanou dávku lze ukončit potvrzením tlačítka „Uzavřít“. Pro jedno podání lze vytvořit více dávek. V dávce uzavřeného podání lze obchodní psaní pouze prohlížet nebo k nim dodatečně provést tisk na adresní štítky.

V tabulce „Seznam dávek“ můžete:

• v případě otevřeného podání kliknutím na řádek s požadovanou dávkou vstoupit do této dávky a pokračovat v pořizování obchodních psaní
• v případě uzavřeného podání kliknutím na řádek s požadovanou dávkou vstoupit do této dávky a prohlížet obchodní psaní
• založit novou dávku
• uzavřít rozpracovanou dávku
• zvolit třízení založených podání dle údajů v záhlaví tabulky
• zvolit zobrazení počtu řádků zobrazených podání na stránku

Tabulka Seznam dávek
V tabulce můžete zvolit:
1. Třídění dávek v seznamu podle:

• Stav
• Dávka
• Vlastník
• Datum uzavření
• Počet OP/TISK
• Akce

2. Počet dávek na stránku:

• 5, 10, 20, 30, 40, 50

Zobrazené údaje:

• Stav – ikona, v jakém stavu se dávka nachází:
  • žlutá ikona – dávka je připravena k uzavření nebo ke smazání (pokud neobsahuje žádnou zásilku)
  • červená ikona – dávka obsahuje chybné data
  • zelená ikona – dávka již byla uzavřena
• Dávka
• Vlastník
• Datum uzavření
• Počet OP/TISK – počet je zobrazen podle výběru typu Obchodního psaní při založení vybraného podání
• Akce

Tlačítka

• Nová dávka – kliknutím vytvoříte novou dávku
• Uzavřít – kliknutím uzavřete dávku
• Smazat – kliknutím smažete dávku, ale pouze pokud neobsahuje žádné obchodní psaní
• Zobrazit všechny dávky – tlačítko lze použít pouze při prohlížení uzavřených podání. Kliknutím se zobrazí všechny obchodní psaní za všechny dávky pro zvolené uzavřené podání na jedné obrazovce

Pokud dávka obsahuje chybná data, lze tato data v rámci dané dávky opravit. Do již vytvořené dávky, i v případě, že byla označena jako uzavřená, ale současně nebylo uzavřeno podání, lze opakovaně vstoupit a pořizovat další obchodní psaní.

10.4 Nová dávka

> Obchodní psaní > Ruční vstup > Seznam dávek > Nová dávka

Pro založení nové dávky potvrďte tlačítko Nová dávka v tabulce „Seznam dávek“. Zobrazí se tabulka pro pořizování dat v nově vytvořené dávce.

10.5 Pořizování obchodních psaní

10.5.1 Obchodní psaní bez služby Cílené rozesílání obchodního psaní

Kliknutím na řádek dávky v seznamu dávek do této dávky vstoupíte a můžete zde pořizovat obchodní psaní. Vytvořit novou dávku lze kliknutím na tlačítko „Nová dávka“.

V horní části obrazovky jsou přednastaveny údaje:

• Podací pošta – údaj nadefinovaný v nastavení uživatele)
• Datum podání – údaj nadefinovaný při založení nového podání)
• Číslo podání – údaj nadefinovaný při založení nového podání)
• Hmotnost – údaj nadefinovaný při založení nového podání)
• Typ – údaj nadefinovaný při založení nového podání)
• Číslo dohody – údaj nadefinovaný při zavedení podavatele do číselníku)
• Cena sl. jednotlivě – údaj vypočtený na základě vyplnění parametrů nového podání)
• Zákaznická karta – údaj nadefinovaný při založení nového podání)

Možná nastavení v menu „Pořizování obchodních psaní“:

Třídění obchodních psaní podle (vzestupně nebo sestupně):

• Stav
• Adresát
• PSČ

Počet obchodních psaní na stránku:

• 10, 20, 30, 40, 50

10.5.2 Editace obchodního psaní bez služby Cílené rozesílání obchodního psaní

Pole pro vyhledávání adresáta
Pole k vyplnění – po zadání několika počátečních znaků údaje o adresátovi (Čísla, Příjmení/Názvu, Jména, Doplňující údaje nebo Adresáta) lze provést výběr z nabídnutého seznamu adresátů (v případě pořizování obchodních psaní jsou nabízeni jen adresáti uloženi s příznakem OP)

Tlačítka

• Nový adresát – potvrzením tlačítka můžete zadat nového adresáta, v případě pořizování nového adresáta z volby editace obchodního psaní je u adresáta defaultně nastaven příznak obchodní psaní. Adresát je po potvrzení tlačítka „Uložit“ uložen do Přehledu adresátů. Pro přenesení nově založeného adresáta do editace zásilky použijte tlačítko Přenést

• Opravit – tlačítko slouží k opravě adresných údajů u již zvoleného adresáta
• Seznam – potvrzením tlačítka se zobrazí tabulka se seznamem adresátů, kteří byli uloženi s příznakem OP. Můžete zde provést vyhledání adresáta podle „Čísla“, „Příjmení/Názvu“, „Jména“, „Doplňující údaje“, „Adresa“ v poli. Založit nového adresáta. A také provést výběr požadovaných adresátů pomocí výběrového zaklikávacího pole nebo akcí „Označ vše“. Takto zvolení adresáti jsou pomocí tlačítka Přenést označené přeneseni do seznamu pořízených obchodních psaní.

V tabulce přehledu adresátů můžete zvolit:
1. Za jaké podací místo se má přehled adresátů zobrazit:

• Aktuální podací místo – v tabulce se zobrazí přehled adresátů aktuálně nastaveného podacího místa
• Všechna podací místa – v tabulce se zobrazí přehled adresátů za všechna podací místa podavatele

2. Filtr adresátů – zda chcete zobrazit adresáty:

• Všechny
• – zcela správné
• – nepřesné
• – tento filtr nelze z volby editace obchodního psaní použít

3. Třídění adresátů podle:

• Stav
• Číslo
• Příjmení/Název
• Jméno
• Adresa
• Datum uložení

4. Počet adresátů na stránku:

• 10, 20, 30, 40, 50

Pole pro vyhledávání adresáta

• Pole k vyplnění – zde zadáte zákaznické „Číslo“, „Příjmení/Název“ nebo „Jméno“ nebo „Doplňující údaje“ adresáta.

Akce

• Označ vše – označí všechny adresáty v seznamu
• Zruš označení – zruší označení zvolených adresátů

Tlačítka

• Hledat – potvrzením tlačítka se zobrazí výběr ze seznamu adresátů dle zadaného kritéria pro hledání. Výběr požadovaných adresátů ze seznamu provedete pomocí výběrového zaklikávacího pole nebo akcí „Označ vše“.
• Vyčistit – potvrzením tlačítka se zruší seznam adresátů zobrazených dle zadaného kritéria (zobrazí se seznam se všemi adresáty uloženými s příznakem OP)
• Přenést označené – zvolení adresáti jsou pomocí tohoto tlačítka přeneseni do seznamu pořízených obchodních psaní.
• Zpět – potvrzením tlačítka se provede návrat do masky pro pořizování obchodních psaní
• Nový adresát – potvrzením tlačítka můžete zadat nového adresáta, v případě pořizování nového adresáta z volby editace obchodního psaní je u adresáta defaultně nastaven příznak obchodní psaní, adresát je po potvrzení tlačítka „Uložit“ uložen do Přehledu adresátů, pro přenesení nově založeného adresáta do editace zásilky použijte tlačítko Přenést

Tlačítka

• Uložit – kliknutím na tlačítko provedete uložení obchodního psaní, která se následně zobrazí v tabulce se seznamem pořízených OP v příslušné dávce
• Vyčistit – výmaz adresáta pro pořízení obchodního psaní
• Zpět na výběr podání – kliknutím na tlačítko se provede návrat do tabulky Seznam podání

Při pořizování obchodních psaní se již nevyplňují další údaje, jak je tomu u zásilek, ukládají se pouze adresáti. Vše je definováno již při zakládání podání.

10.5.3 Seznam pořízených obchodních psaní bez služby Cílené rozesílání obchodního psaní

V seznamu jsou zobrazeny pořízené obchodní psaní jedné dávky.

Zobrazené údaje

• Stav – stav zásilky je zobrazen pomocí zelené ikony – je zobrazena u zásilek, které jsou pořízeny bez chyb
• Políčko pro zaškrtnutí – kliknutím na toto políčko označíte zásilky, u kterých chcete generovat adresní štítek nebo je vymazat
• Adresát
• PSČ
• Ikona PDF – pouze informativní, že formulář pro tisk byl již vygenerován (ikona je zobrazena pouze v otevřeném podání)

Možná nastavení v menu „Pořizování obchodních psaní“:

1. Třídění zásilek podle (vzestupně nebo sestupně):

• Stav
• Adresát
• PSČ

2. Počet obchodních psaní na stránku:

• 10, 20, 30, 40, 50

Tlačítka

• Označit – kliknutím na šipku zobrazíte seznam způsobů označení pořízených zásilek.
• Můžete zde: – Označ vše
  – Zruš označení
  – Označit za rozmezí PSČ
  – Označ vše na akt. stránce
• Další akce – kliknutím na šipku zobrazíte seznam akcí, které můžete provést. Můžete:
  • Smazat označené
  • Generování tisku označených

10.5.4 Tisk obchodních psaní na adresní štítky a obálky bez služby Cílené rozesílání obchodního psaní

Pořízené obchodní psaní je možné tisknout na vybraný formulář. Obchodní psaní, ke kterým mají být vytištěny formuláře, je nutné zatrhnout v zaškrtávacím poli. Následně se vybere ze seznamu na poli „Další akce“ volba „Generování tisku označených“.

Po označení OP a výběru volby „Generování tisku označených“ se zobrazí tabulka „Volby tisku“, kde uživatel vybere tiskárnu ze seznamu povolených tiskáren (nastaveno v menu „Nastavení“ – „Tiskárny“). A také formulář ze seznamu formulářů povolených pro obchodní psaní, pokud nejsou uloženy žádné vlastní vybrané formuláře pro tisk. Pokud jsou již uloženy nějaké vlastní vybrané formuláře pro tisk, jsou zobrazeny jen ty (kontrola na povolené formuláře pro obchodní psaní). Je zde umožněno zvolit si zakliknutím pole Nevracet, zda se má na zvolené formuláře tisknout i text „Nevracet nedoručené“

Tlačítka

• Zpět – klinutím na tlačítko se aplikace automaticky vrátí do tabulky pro pořizování obchodních psaní
• Tisk – po kliknutí na tlačítko se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout

Tlačítka

• Otevřít – kliknutím na tlačítko se otevře Adobe Reader s formulářem ve formátu pdf k vytištění
• Uložit – kliknutím na tlačítko se otevře okno pro výběr úložiště dokumentu
• Storno – kliknutím na tlačítko se zruší tabulka „Stažení souboru“

Tisk formulářů – je proveden z programu Adobe Reader ve volbě Soubor – Tisknout. Zobrazí se obrazovka pro výběr tiskárny a nastavení parametrů.

Nastavení tisku pro tisk formulářů formátu A4 (např. „Adresní štítek bianco 4x A4)
Měřítko stránky „Žádné“. Nesmí být zatrženo „Automaticky otáčet a vystředit“ a „Zvolit zdroj papíru podle velikosti PDF“!

Potvrzením tlačítka „OK“ se provede tisk údajů všech zatrhnutých vět na vybraný formulář.

10.5.5 Smazání obchodního psaní bez služby Cílené rozesílání obchodního psaní

Chcete-li obchodní psaní smazat, musíte jej v Seznamu pořízených obchodních psaní nejprve označit kliknutím v zaškrtávacím poli. Potom ve volbě „Další akce“ vyberte akci „Smazat označené“ a potvrďte tlačítko OK v okně s dotazem „Opravdu smazat?“.

10.5.6 Obchodní psaní se službou Cílené rozesílání obchodního psaní

Kliknutím na řádek dávky v seznamu dávek do této dávky vstoupíte a můžete zde pořizovat obchodní psaní. Vytvořit novou dávku lze kliknutím na tlačítko „Nová dávka“.

V horní části obrazovky jsou přednastaveny údaje:

• Podací pošta – údaj nadefinovaný v nastavení uživatele
• Technol. číslo – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Datum podání – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Číslo podání – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Hmotnost – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Typ – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Číslo dohody – údaj nadefinovaný při zavedení podavatele do číselníku
• Cena sl. jednotlivě – údaj vypočtený na základě vyplnění parametrů nového podání
• Zákaznická karta – údaj nadefinovaný při založení nového podání

Možná nastavení v menu „Pořizování obchodních psaní“:

Třídění obchodních psaní podle (vzestupně nebo sestupně):

• Stav
• Adresát
• PSČ

Počet obchodních psaní na stránku:

• 10, 20, 30, 40, 50

10.5.7 Editace obchodního psaní se službou Cílené rozesílání obchodního psaní

Pole pro vyhledávání adresáta
Pole k vyplnění – po zadání několika počátečních znaků údaje o adresátovi (Čísla, Příjmení/Názvu, Jména, Doplňující údaje nebo Adresáta) lze provést výběr z nabídnutého seznamu adresátů (v případě pořizování obchodních psaní jsou nabízeni jen adresáti uloženi s příznakem OP)

Tlačítka

• Nový adresát – potvrzením tlačítka můžete zadat nového adresáta, v případě pořizování nového adresáta z volby editace obchodního psaní je u adresáta defaultně nastaven příznak obchodní psaní. Adresát je po potvrzení tlačítka „Uložit“ uložen do Přehledu adresátů. Pro přenesení nově založeného adresáta do editace zásilky použijte tlačítko Přenést

• Opravit – tlačítko slouží k opravě adresných údajů u již zvoleného adresáta
• Seznam – potvrzením tlačítka se zobrazí tabulka se seznamem adresátů, kteří byli uloženi s příznakem OP. Můžete zde provést vyhledání adresáta podle „Čísla“, „Příjmení/Názvu“, „Jména“, „Doplňující údaje“, „Adresa“ v poli. Založit nového adresáta. A také provést výběr požadovaných adresátů pomocí výběrového zaklikávacího pole nebo akcí „Označ vše“. Takto zvolení adresáti jsou pomocí tlačítka Přenést označené přeneseni do seznamu pořízených obchodních psaní.

V tabulce přehledu adresátů můžete zvolit:

1. Za jaké podací místo se má přehled adresátů zobrazit:

• Aktuální podací místo – v tabulce se zobrazí přehled adresátů aktuálně nastaveného podacího místa
• Všechna podací místa – v tabulce se zobrazí přehled adresátů za všechna podací místa podavatele

2. Filtr adresátů – zda chcete zobrazit adresáty:

• Všechny
• – zcela správné
• – nepřesné
• – tento filtr nelze z volby editace obchodního psaní použít

3. Třídění adresátů podle:

• Stav
• Číslo
• Příjmení/Název
• Jméno
• Adresa
• Datum uložení

4. Počet adresátů na stránku:

• 10, 20, 30, 40, 50

Pole pro vyhledávání adresáta

• Pole k vyplnění – zde zadáte zákaznické „Číslo“, „Příjmení/Název“ nebo „Jméno“ nebo „Doplňující údaje“ adresáta.

Akce

• Označ vše – označí všechny adresáty v seznamu
• Zruš označení – zruší označení zvolených adresátů

Tlačítka

• Hledat – potvrzením tlačítka se zobrazí výběr ze seznamu adresátů dle zadaného kritéria pro hledání. Výběr požadovaných adresátů ze seznamu provedete pomocí výběrového zaklikávacího pole nebo akcí „Označ vše“.
• Vyčistit – potvrzením tlačítka se zruší seznam adresátů zobrazených dle zadaného kritéria (zobrazí se seznam se všemi adresáty uloženými s příznakem OP)
• Přenést označené – zvolení adresáti jsou pomocí tohoto tlačítka přeneseni do seznamu pořízených obchodních psaní.
• Zpět – potvrzením tlačítka se provede návrat do masky pro pořizování obchodních psaní
• Nový adresát – potvrzením tlačítka můžete zadat nového adresáta, v případě pořizování nového adresáta z volby editace obchodního psaní je u adresáta defaultně nastaven příznak obchodní psaní, adresát je po potvrzení tlačítka „Uložit“ uložen do Přehledu adresátů, pro přenesení nově založeného adresáta do editace zásilky použijte tlačítko Přenést

Tlačítka

• Uložit – kliknutím na tlačítko provedete uložení obchodního psaní, která se následně zobrazí v tabulce se seznamem pořízených OP v příslušné dávce
• Vyčistit – výmaz adresáta pro pořízení obchodního psaní
• Zpět na výběr podání – kliknutím na tlačítko se provede návrat do tabulky Seznam podání

Při pořizování obchodních psaní se službou Cílené rozesílání obchodního psaní je povinné vyplnění ID zásilky (toto je dále tištěno na adresní štítky), a to ve formátu 13 místného čísla, kdy první čtyři znaky musí souhlasit s technologickým číslem, pro které bylo založeno dané podání. Zásilka bez ID Obchodního psaní je v seznamu zobrazena s chybou.

10.5.8 Seznam pořízených obchodních psaní se službou Cílené rozesílání obchodního psaní

V seznamu jsou zobrazeny pořízené obchodní psaní jedné dávky.

Zobrazené údaje

• Stav – stav zásilky je zobrazen pomocí ikony:
  • Zelená ikona – je zobrazena u zásilek, které jsou pořízeny bez chyb
  • Červená ikona – je zobrazena u zásilek, u kterých se vyskytuje nějaká chyba
• Políčko pro zaškrtnutí – kliknutím na toto políčko označíte zásilky, u kterých chcete generovat adresní štítek nebo je vymazat
• Adresát
• PSČ
• Ikona PDF – pouze informativní, že formulář pro tisk byl již vygenerován (ikona je zobrazena pouze v otevřeném podání)

Možná nastavení v menu „Pořizování obchodních psaní“:
1. Třídění zásilek podle (vzestupně nebo sestupně):

• Stav
• Adresát
• PSČ

2. Počet obchodních psaní na stránku:

• 10, 20, 30, 40, 50

Tlačítka

• Označit – kliknutím na šipku zobrazíte seznam způsobů označení pořízených zásilek.
• Můžete zde:
  – Označ vše
  – Zruš označení
  – Označit za rozmezí PSČ
• Další akce – kliknutím na šipku zobrazíte seznam akcí, které můžete provést. Můžete:
  • Smazat označené
  • Generování tisku označených

10.5.9 Tisk obchodních psaní na adresní štítky a obálky se službou Cílené rozesílání obchodního psaní

Pořízené obchodní psaní je možné tisknout na vybraný formulář. Obchodní psaní, ke kterým mají být vytištěny formuláře, je nutné zatrhnout v zaškrtávacím poli. Následně se vybere ze seznamu na poli „Další akce“ volba „Generování tisku označených“.

Po označení OP a výběru volby „Generování tisku označených“ se zobrazí tabulka „Volby tisku“, kde uživatel vybere tiskárnu ze seznamu povolených tiskáren (nastaveno v menu „Nastavení“ – „Tiskárny“). A také formulář ze seznamu formulářů povolených pro obchodní psaní se službou Cílené rozesílání obchodního psaní, pokud nejsou uloženy žádné vlastní vybrané formuláře pro tisk. Pokud jsou již uloženy nějaké vlastní vybrané formuláře pro tisk, jsou zobrazeny jen ty (kontrola na povolené formuláře pro obchodní psaní). Je zde umožněno zvolit si zakliknutím pole Nevracet, zda se má na zvolené formuláře tisknout i text „Nevracet nedoručené“

Tlačítka

• Zpět – klinutím na tlačítko se aplikace automaticky vrátí do tabulky pro pořizování obchodních psaní
• Tisk – po kliknutí na tlačítko se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout

Tlačítka

• Otevřít – kliknutím na tlačítko se otevře Adobe Reader s formulářem ve formátu pdf k vytištění
• Uložit – kliknutím na tlačítko se otevře okno pro výběr úložiště dokumentu
• Storno – kliknutím na tlačítko se zruší tabulka „Stažení souboru“

Tisk formulářů – je proveden z programu Adobe Reader ve volbě Soubor – Tisknout. Zobrazí se obrazovka pro výběr tiskárny a nastavení parametrů.

Nastavení tisku pro tisk formulářů formátu A4 (např. „Adresní štítek bianco 4x A4)
Měřítko stránky „Žádné“. Nesmí být zatrženo „Automaticky otáčet a vystředit“ a „Zvolit zdroj papíru podle velikosti PDF“!

Potvrzením tlačítka „OK“ se provede tisk údajů všech zatrhnutých vět na vybraný formulář.

10.5.10 Smazání obchodního psaní se službou Cílené rozesílání obchodního psaní

Chcete-li obchodní psaní smazat, musíte jej v Seznamu pořízených obchodních psaní nejprve označit kliknutím v zaškrtávacím poli. Potom ve volbě „Další akce“ vyberte akci „Smazat označené“ a potvrďte tlačítko OK v okně s dotazem „Opravdu smazat?“.

10.6 Uzavření dávky

Je-li dávka připravena k uzavření, je v tabulce „Seznam dávek“ u této dávky zobrazena ikona „Dávka je připravena k uzavření“ a je zobrazeno tlačítko Uzavřít . Kliknutím na tlačítko Uzavřít se provede uzavření dávky. V tomto případě se zobrazí informativní hlášení: „Dávka byla uzavřena.“

Obsahuje-li dávka chybná data, je u této dávky zobrazena ikona „Dávka obsahuje chybná data“. Tato chybná data lze v rámci jedné dávky opravit.

Je-li dávka již uzavřena, je u této dávky zobrazena ikona „Dávka již byla uzavřena“. Pokud nebylo ještě uzavřeno podání, lze do uzavřené dávky opakovaně vstoupit, provádět změny. Následně je ovšem nutné dávku znovu uzavřít.

10.7 Uzavření podání

> Obchodní psaní > Seznam podání > Uzavřít

Pokud je dané podání připraveno k uzavření, zobrazí se tlačítko Uzavřít. Tlačítko Uzavřít se zobrazí pouze v případě, že všechny dávky pro dané podání jsou již uzavřené. V opačném případě musíte nejprve uzavřít všechny dávky pro dané podání a následně uzavřít podání. V případě potvrzení tlačítka Uzavřít se zobrazí dotaz „Chcete opravdu uzavřít?“.

10.8 Generování svazků

> Obchodní psaní > Seznam podání > Generovat svazky

Tato volba umožňuje provést generování svazků k pořízeným obchodním psaním a tisk vygenerovaných svazků na formuláře. Generování lze provádět pouze pro uzavřená podání, použitím tlačítka Generovat svazky ve volbě „Všechna podání“, po výběru požadovaného podání. Po kliknutí na tlačítko se otevře okno „Volby tisku“, kde uživatel vybere tiskárnu ze seznamu povolených tiskáren (nastaveno v menu „Nastavení“ – „Tiskárny“), a také formulář ze seznamu formulářů povolených pro obchodní psaní. Před zahájením generování svazku (před potvrzením tlačítka „Tisk“) musí uživatel zadat max. počet zásilek OP ve svazku. Počet určí sám na základě vlastností zásilek (hmotnosti, výšky svazku) a podmínek pro vytváření svazků. Tj. každý svazek OP může mít jiný počet obchodních psaní ve svazku. Max. počet zásilek je pro všechny svazky v dávce stejný, skutečný počet se liší podle množství obchodních psaní vytříděných do svazků. Počet OP ve svazku nesmí být nižší než 10ks. Pokud byly svazky k danému podání vygenerovány je u ve sloupci Akce/Stav zobrazena ikona PDF.

Tlačítka

• Zpět – klinutím na tlačítko se aplikace automaticky vrátí do tabulky Seznam podání
• Tisk – po kliknutí na tlačítko se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout

Druhy vytvořených svazků:
Svazky se řadí automaticky dle podmínek České pošty, s.p.:

1. svazky podle samostatného pětičíslí PSČ (dodávací pošta, přihrádka, organizace se samostatným pětičíslím PSČ, doručovací okrsek se samostatným PSČ). Svazek se vytvoří, je-li pro dané PSČ alespoň 10 zásilek. Svazovka se označí PSČ a názvem příslušné pošty, příp. adresáta.
2. svazky podle pětičíslí PSČ dodávacích pošt (pro více adresních pošt). Svazek se utvoří v případě, že není dostatek zásilek pro dané PSČ podle bodu 1. a je alespoň 10 zásilek pro dodávací poštu. Svazovka se označí PSČ a názvem příslušné dodávací pošty.
3. svazky podle trojčíslí PSČ. Svazek se utvoří v případě, že není dostatek zásilek pro dané PSČ podle bodů 1. a 2. Svazovka se podle přehledu okresních instradovacích sítí, který je přílohou označí rozmezím trojčíslí PSČ a názvem okresní instradovací sítě.
4. svazek pro SPU

Princip spočítá ve třídění OP do svazků na jednotlivé dodací pošty, pokud je zásilek pro dodací poštu méně než zadaný počet, vytvoří se svazek pro více dodacích pošt, pokud je jich ještě méně, vytváří se svazek pro SPU. Generování provede setřídění OP do jednotlivých svazků dle kritérií ČP a instradovacích tabulek pro OP. Po vygenerování jednotlivých svazků je zobrazen PDF náhled svazovek, který je možné uložit nebo vytisknout.

10.8.1 Soupis OP

> Obchodní psaní > Seznam podání > Soupis OP

Tato volba umožňuje provést vytištění nebo uložení Soupisu obchodních psaní k pořízeným obchodním psaním. Po použití tlačítka Soupis OP se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout

10.8.2 Seznam svazků OP

> Obchodní psaní > Seznam podání > Seznam svazků OP

Tato volba umožňuje provést vytištění nebo uložení Seznamu svazků obchodních psaní k pořízeným obchodním psaním, tisk lze provádět pouze pro podání, ke kterým byly vygenerovány svazky. Po použití tlačítka Seznam svazků OP se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout

Na poslední straně je uveden vyplněný sumář s cenou či slevou (množstevní sleva je počítána dle počtu kusů za zvolené podání) za službu podání obchodního psaní.

10.9 Import dat

> Obchodní psaní> Import dat

Tabulka „Přehled importovaných souborů“ zobrazuje údaje o importovaných souborech. Můžete zde provést import souborů ve formátu csv nebo txt.

Pokud probíhá zpracování předchozího importu, objeví se tato hláška:

Tlačítka

• OK
• Zrušit

Tabulka Přehled importovaných souborů
V tabulce můžete zvolit:
1. Třídění v seznamu podle:

• Soubor
• Vět celkem
• Stav
• Datum importu
• Uživatel
• Datum předpokládaného podání
• Číslo podání
• Číslo dávky

2. Počet souborů na stránku:

• 10, 20, 30, 40, 50

Zobrazené údaje:

• Soubor – název souboru
• Vět celkem – počet přenášených vět souboru
• Stav – zobrazení stavu přenosu dat
• Datum importu/Předp.ukonč. zpracování – do doby ukončení importu je zde zobrazeno předpokládané ukončení importu, poté je zobrazeno skutečné datum ukončení přenosu souboru
• Uživatel – identifikace uživatele aplikace, který provedl přenos souboru
• Datum předpokládaného podání – datum založeného podání
• Číslo podání – identifikace podání, do kterého proběhl import
• Číslo dávky – identifikace dávky, do které proběhl import

Storno probíhajícího importu
Probíhající import je umožněno v aplikaci POL zastavit. K tomuto účelu slouží ikona „STOP “, která je u probíhajícího importu zobrazena ve sloupci Protokol o zpracování souboru. Data, která byla importována před zastavením importu, jsou standardně naimportována. Po zastavení importu je v tabulce Přehled importovaných souborů ve sloupci „Stav“ zobrazeno informativní hlášení „Zpracování ukončeno – import přerušen uživatelem“.

Protokol chyb o zpracování souboru
Kliknutím na ikonu se zobrazí (v novém okně) protokol o zpracování importovaného souboru. Zde je uvedeno číslo řádku, na kterém se chyba vyskytla, dále informace o tom, zda byl řádek přijat ke zpracování a popis chyby (výpis jednotlivých chyb je dále uveden v kapitole 22.5 Číselník chyb vyskytujících se v importovaných souborech). V případě zastavení importu uživatelem je vždy zobrazen chybový protokol s informací, na kterém řádku v souboru a který uživatel provedl zastavení importu.

Tlačítka

• Procházet – tlačítko pro výběr souboru pro import – zobrazí se tabulka „Zvolte soubor“
• Výběr konfigurace – zobrazí všechny nadefinované konfigurace
• Import CSV – tlačítko pro import souboru ve formátu „csv“
• Import TXT – tlačítko pro import souboru ve formátu „txt“
• Konfigurace – zobrazí tabulku pro konfiguraci ve formátu „csv“ a „txt“
• Aktualizovat – tlačítko pro aktualizaci stavů importu

Pro import souboru s obchodními psaními klikněte na tlačítko Procházet. Zobrazí se tabulka „Zvolte soubor“, ve které vyberete požadovaný soubor pro import. Následuje výběr požadované konfigurace. Pro import souboru ve formátu „csv“ a „txt“ oddělený středníkem kliknete na tlačítko Import CSV. Pro import souboru „K*.*“ nebo jiného souboru ve formátu „txt“ kliknete na tlačítko Import TXT.

Po kliknutí na tlačítko pro import se zobrazí okno s tabulkou „Seznam podání“, ve kterém provedete výběr úložiště importovaného souboru. Obchodní psaní z importovaného souboru můžete uložit:

• do již vytvořené dávky – kliknutím na příslušný řádek v tabulce „Seznam dávek“ se obchodní psaní uloží do vybrané dávky
• do nové dávky již existujícího podání – kliknutím na tlačítko Nová dávka pro příslušné podání se automaticky vytvoří nová dávka, do které se zásilky uloží
• do nové dávky nového podání – kliknutím na tlačítko Nové podání se zobrazí tabulka „Nové podání“ pro identifikaci nového podání (viz kapitola 10.2). Po založení nového podání zvolíte toto nově založené podání v tabulce „Seznam podání“ a kliknete na tlačítko Nová dávka. Automaticky se vytvoří nová dávka, do které se obchodní psaní uloží

Soubor se po importu zobrazí v tabulce „Přehled importovaných souborů“, ve které je ve sloupci „Stav“ zobrazena aktuální fáze zpracování dat z importovaného souboru. Je-li v tomto sloupci zobrazen stav „Ukončení zpracování“, jsou zásilky z importovaného souboru zobrazeny ve vybrané dávce a adresáti z importovaného souboru jsou zobrazeni v tabulce „Přehled adresátů“ (viz kapitola 7.1 Přehled adresátů). Pro zobrazení chyb, které mohly nastat při zpracování importovaného souboru, slouží „Protokol o zpracování souboru“.

10.9.1 Konfigurace

> Obchodní psaní > Import dat > Konfigurace

Při prvním vstupu do menu „obchodní psaní – Import dat“ je ve volbě Výběr konfigurace přednastaveno defaultní nastavení konfigurace pro import dat pod názvem Přednastavená konfigurace obchodní psaní. Přednastavená konfigurace nelze dále editovat, nebo odstranit. Pro nastavení konfigurace importu dat klikněte na tlačítko Konfigurace v tabulce „Přehled importovaných souborů“. Zobrazí se tabulka „Import dat – konfigurace“. Je umožněno nastavit si více konfigurací podle potřeby a to kliknutím na tlačítko „Nová konfigurace“. Lze si také zvolit, která konfigurace bude zobrazována jako první ve výběru konfigurací v tabulce „Přehled importovaných souborů“ – a to zatržením tohoto pole.

Tabulka Import dat-konfigurace
Údaje, které musíte vyplnit:
Název konfigurace

Typ souboru a kódování

• Typ souboru:
  – CSV – k jednotlivým položkám se zadávají čísla sloupců v importovaném souboru
  – TXT – k jednotlivým položkám se zadává rozmezí znaků „Od“ (první políčko) „Do“ (druhé políčko)
• Kódová stránka
  – 1250
  – UTF8
  – 852
  – UTF16

Osobní údaje

• Číslo
• Příjmení/Název
• Jméno
• Dat.narození – datum narození by mělo být v importovaném souboru uváděno ve formátu dd.mm.rrrr (např. 28.02.1987), pokud je údaj den nebo měsíc uveden pouze jednomístným číslem, jsou při importu u těchto údajů automaticky doplněny levé nuly
• Doplňující údaje
• IČ
• DIČ
• Subjekt – v souboru musí být uveden údaj P (pro právnickou osobu) nebo F (pro fyzickou osobu) a O (označení adresáta pro import s příznakem Obchodní psaní). Nebo zde také může být uvedena kombinace těchto označení adresáta, ve formátu např. O+P či F+O.

Adresa

• Obec
• Část obce
• Ulice
• č.popisné – pole se nevyplňuje v případě, je-li v importovaném souboru číslo popisné zadáno v jedné položce s ulicí. Aplikace POL během importu dat číslo popisné automaticky přiřadí do správné položky.
• č.orientační – pole se nevyplňuje v případě, je-li v importovaném souboru číslo orientační zadáno v jedné položce s číslem popisným. Aplikace PodáníOnline během importu dat číslo orientační automaticky přiřadí do správné položky.
• PSČ
• Stát
• Provincie

Bankovní spojení

• Předčíslí
• Účet
• Banka

Kontakty

• Telefon – pevná linka, není možné použít pro avizování zásilek adresátovi
• Mobil
• E-mail

Zásilka

• ID zásilky

Tlačítka

• Uložit – tlačítko pro uložení konfigurace importu dat
• Zpět – kliknutím na tlačítko se aplikace automaticky vrátí do tabulky „Přehled importovaných souborů“
• Zrušit konfiguraci – zruší příslušnou konfiguraci
• Nová konfigurace
• Vyčistit – vyčistí editační pole