8 Zásilky

8.1 Seznam podání
8.2 Nové podání
8.3 Seznam dávek
8.4 Nová dávka
8.5 Pořizování zásilek
8.6 Uzavření dávky
8.7 Uzavření podání
8.8 Podací arch
8.9 Potvrzení o převzetí
8.10 Potvrzení o nezařazené
8.11 Import dat
8.12 Export dat
8.13 Prohlížení zásilek
8.14 Přednastavení údajů.

8.1 Seznam podání

Zásilky > Ruční vstup

Volba „Ruční vstup“ je určena pro ruční pořizování údajů k zásilkám. Při prvním přihlášení se zobrazí obrazovka s prázdným seznamem podání, tj. s uvedením hlášení „Nebyl nalezen žádný záznam“.

1
Obrázek: Seznam podání, seznam dávek

Pokud je založeno podání nebo dávka zobrazí se v seznamu podání a seznamu dávek:

2
Obrázek: Seznam podání, Seznam dávek

Tabulka „Seznam podání“ zobrazuje údaje o rozpracovaných podáních. Můžete si zde:

Tabulka Seznam podání
V tabulce můžete zvolit:
1. Jaká podání chcete zobrazit:

2. Třídění podání v seznamu dle:

3. Počet podání na stránku:

4. Exportovat podání:
  – ve volbě je možné provést export pořízených zásilek pouze z uzavřeného podání a to ve formátu „xls“, „txt“ a „csv“ (viz kapitola 8.1.1 Export zásilek z uzavřeného podání)

Zobrazené údaje:

Tlačítka

8.1.1 Export zásilek z uzavřeného podání

Export dat se provede pouze z uzavřeného podání a to kliknutím na tlačítko Export v tabulce „Seznam podání“. Pro export dat do souboru musíte nejprve zvolit vybrat konfiguraci (vytvoření a popis konfigurace je popsán v kap. 8.12) a formát souboru, do kterého se export dat provede:

3
Obrázek: Výběr konfigurace a formátu exportu z uzavřeného podání

Po kliknutí na tlačítko Export se zobrazí okno s dotazem, zda chcete soubor otevřít nebo uložit.

4
Obrázek: Stažení souboru např.: ve formátu „xls“

Tlačítka

5
Obrázek: Stahování dokončeno

Tlačítka

Popis struktury exportovaného souboru je uveden v kapitole 8.12.1 Struktura exportovaného souboru.

8.2 Nové podání

> Zásilky > Seznam podání > Nové podání

Pro založení nového podání potvrďte tlačítko Nové podání v tabulce „Seznam podání“. Zobrazí se tabulka „Nové podání“.

6
Obrázek: Nové podání

Tabulka Nové podání
Přednastavené údaje:

Údaje, které musíte zadat:

Tlačítka

8.3 Seznam dávek

> Zásilky > Ruční vstup > Seznam dávek

Kliknutím na příslušný řádek v tabulce „Seznam podání“ si klient vybere požadované podání, pro které vytvoří novou dávku potvrzením tlačítka „Nová dávka“. Pokud pro vybrané podání již byla nějaká dávka založena, zobrazí se v tabulce „Seznam dávek“. Do již vytvořené dávky otevřeného podání lze pořizovat zásilky a to kliknutím na řádek v seznamu dávek. Rozpracovanou dávku lze ukončit potvrzením tlačítka „Uzavřít“. Pro jedno podání lze vytvořit více dávek. V dávce uzavřeného podání lze zásilky pouze prohlížet nebo k nim dodatečně provést tisk na adresní štítky a dobírkové Pk.

V tabulce „Seznam dávek“ můžete:

7
Obrázek: Seznam dávek

Tabulka Seznam dávek
V tabulce můžete zvolit:
1. Třídění dávek v seznamu podle:

2. Počet dávek na stránku:

Zobrazené údaje:

Tlačítka

Pokud dávka obsahuje chybná data, lze tato data v rámci dané dávky opravit nebo přeřadit mezi nezařazené zásilky a opravit později. Do již vytvořené dávky, i v případě, že byla označena jako uzavřená, ale současně nebylo uzavřeno podání, lze opakovaně vstoupit a pořizovat další zásilky.

8.4 Nová dávka

> Zásilky > Ruční vstup > Seznam dávek > Nová dávka

Pro založení nové dávky potvrďte tlačítko Nová dávka v tabulce „Seznam dávek“. Zobrazí se tabulka pro pořizování dat v nově vytvořené dávce.


Obrázek: Nová dávka – maska pro pořizování zásilek

8.5 Pořizování zásilek

Kliknutím na řádek dávky v seznamu dávek do této dávky vstoupíte a můžete zde pořizovat zásilky. Vytvořit novou dávku lze kliknutím na tlačítko „Nová dávka“.

V horní části obrazovky jsou přednastaveny údaje:

Možná nastavení v menu „Pořizování zásilek“:

8.5.1 Editace zásilky

Údaje, které musíte zadat:

Adresát
Pole pro vyhledávání adresáta
Pole k vyplnění – po zadání několika počátečních znaků údaje o adresátovi (Čísla, Příjmení/Názvu, Jména, Doplňující údaje nebo Adresáta) lze provést výběr z nabídnutého seznamu adresátů

8
Obrázek: Vyhledání adresáta

Tlačítka

9
Obrázek: Seznam adresátů

V tabulce přehledu adresátů můžete zvolit:
1. Za jaké podací místo se má přehled adresátů zobrazit:

2. Filtr adresátů – zda chcete zobrazit adresáty:

3. Třídění adresátů podle:

4. Počet adresátů na stránku:

Práce s vytvořenými složkami adresátů, hromadné pořizování zásilek pro zvolenou skupinu adresátů
Ve volbě „Seznam“ je umožněno zvolit více adresátů, ke kterým lze následně pořídit zásilky o stejných parametrech. Volbu adresátů lze provést:

Po potvrzení tlačítka „Přenést označené“ je standardně zobrazena pořizovací maska zásilek. Zde je standardně provedena volba požadovaného typu zásilky, editace hmotnosti, udané ceny a doplňkových služeb.

13
Obrázek: Pořizovací maska zásilek při volbě většího množství adresátů

Po potvrzení tlačítka „Uložit“ se zobrazí informativní hlášení o právě probíhajícím hromadném pořizování zásilek, vždy je zobrazen počet zásilek, které ještě zbývá pořídit. Pro průběžnou kontrolu stavu probíhajícího hromadného pořízení je možno použít tlačítko „Aktualizovat“. Po jeho potvrzení dojde k zobrazení již pořízených zásilek a aktualizaci zbývajícího počtu zásilek k pořízení v informativním hlášení.

14


Poznámka: Při tomto způsobu hromadného pořizování zásilek lze pro zvolenou skupinu adresátů pořídit pouze zásilky o identických parametrech. V případě, že je v průběhu pořizování identifikována chyba (například je v požadovaných doplňkových službách zvolena služba SMS avízo, ale u adresáta není uveden kontaktní mobilní telefon), je taková zásilka označena jako chybná a zadané údaje je zapotřebí opravit. Dále je, z důvodu rychlejšího zpracování, umožněno v jednom přenose adresátů použít pouze stejné typy adres. V jednom hromadném pořízení tedy není například možné zvolit zároveň adresu s uvedenou ulicí a adresu typu Na poštu.

Pole pro vyhledávání adresáta
Pole k vyplnění – zde zadáte zákaznické „Číslo“, „Příjmení/Název“ nebo „Jméno“ nebo „Doplňující údaje“ adresáta.

Tlačítka

Je-li u adresáta zobrazena červená ikona, tj. adresní údaje obsahují chybná data, nelze tohoto adresáta použít při pořizování zásilky. Při výběru adresáta s červenou ikonou se zobrazí upozorňující hlášení: „Neplatná adresa, adresáta nelze použít!“. Opravu chybných údajů provedete změnou nastavení adresáta, viz kapitola 7.4 Změna nastavení adresáta. Je-li u adresáta zobrazena žlutá ikona, tj. adresa adresáta je nepřesná, je zobrazeno upozorňující hlášení „Adresa není přesná, nenalezen jednoznačný objekt - zásilku lze na tuto adresu podat, ale nemusí být doručena.“.

15
Obrázek: Upozornění

Tlačítka

16
Obrázek: Detail pořízení doporučeného psaní s číslem jednacím

18
Obrázek: Detail pořízení nadrozměrné zásilky

8.5.2 Seznam pořízených zásilek

V seznamu jsou zobrazeny vždy jen ty zásilky, které byly pořízené/importované v této dávce. Pokud je při pořizování zásilek zásilka označena jako chybová (červená ikona s vykřičníkem), je nutné takovou větu opravit nebo vyřadit z podání do nezařazených. Pokud požadujete větu opravit, kliknutím na daný řádek se pořízené údaje zobrazí ve vrchní části obrazovky. Pokud požadujete větu vyřadit z dané dávky, máte možnost takovou zásilku přesunout do tzv. nezařazených zásilek, které lze následně přiřadit jinému podání a opravit. unkcionalita přesunu do jiného podání není v kombinaci se Zákaznickou kartou povolena, je zobrazeno upozorňující hlášení „Přesun zásilek není v rámci podání se Zákaznickou kartou povolen.“ Zásilky je nutné nejprve přesunout do volby „Nezařazené“, odkud je poté možno zásilky přesouvat do podání se ZK i bez ní. V případě přesunu zásilek s rozdílnými technologickými čísly jsou přesunuty pouze ty zásilky, jejichž technologické číslo odpovídá zvolenému podání a zobrazí se upozorňující hlášení „Přesunuty byly pouze ty zásilky, které mají shodné technologické číslo se zvoleným podáním.“.

19
Obrázek: Seznam pořízených zásilek

Zobrazené údaje

Možná nastavení v menu „Pořizování zásilek“:
1. Třídění zásilek podle (vzestupně nebo sestupně):

2. Počet zásilek na stránku:

Tlačítka

8.5.3 Pořízení zásilky Balík Na poštu (prefix NP a NV)

V případě podání zásilek Balík Na poštu je přesně definovaná struktura adresy adresáta. V adrese adresáta je vždy nutné namísto Ulice, Č.p./Č.o. uvádět údaj „Na poštu“. Adresa adresáta pak vypadá např. následujícím způsobem:

Karel Novák
Na poštu
160 00 Praha 6 – Dejvice

Při pořizování adresního údaje do aplikace POL k editaci údaje „Na poštu“ slouží zaškrtávací pole v obrazovce pořizování/opravy adresáta. Po jeho zakliknutí se v adrese automaticky zobrazuje povinný údaj „Na poštu“ a adresní údaje není možné použít pro jiný typ zásilky než pro Balík Na poštu. Je zde prováděna kontrola na seznam ukládacích pošt pro produkt Balík Na poštu. V případě, kdy editované PSČ nenáleží poště, na níž je ukládání zásilek typu NP – Balík Na poštu povoleno, je adresát do Přehledu adresátů uložen s červenou ikonou s upozorňujícím hlášením „Adresát není vhodný pro produkt „Balík Na poštu“ nepovolená ukládací pošta)!“. Takový adresní údaj není možné zvolit pro podání zásilek. U adresáta označeného příznakem Obchodní psaní nelze tento druh adresy použít.

8.5.4 Pořízení zásilky Balík Do Balíkovny (prefix NB)

V případě podání zásilek Balík Do Balíkovny je přesně definovaná struktura adresy adresáta. V adrese adresáta je vždy nutné namísto Ulice, Č.p./Č.o. uvádět údaj „Balíkovna“. Adresa adresáta pak vypadá např. následujícím způsobem:

Karel Novák
Balíkovna
290 01 Poděbrady 1

Při pořizování adresního údaje do aplikace POL k editaci údaje „Balíkovna“ slouží zaškrtávací pole v obrazovce pořizování/opravy adresáta. Po jeho zakliknutí se v adrese automaticky zobrazuje povinný údaj „Balíkovna“ a adresní údaje není možné použít pro jiný typ zásilky než pro Balík Do Balíkovny. Je zde prováděna kontrola na seznam provozoven, kam lze tento produkt směrovat. V případě, kdy editované PSČ nenáleží provozovně, k níž je směrování zásilek typu NB – Balík Do balíkovny povoleno, není umožněno adresáta do Přehledu adresátů uložit a zobrazí se up. hlášení „Neplatná adresa Balíkovny“. U adresáta označeného příznakem Obchodní psaní nelze tento druh adresy použít.

8.5.5 Pořízení zásilky se sl. 70 – Vícekusová zásilka

Hlavní zásilka VK
Ruční pořízení zásilek se sl. Vícekusová zásilka – u první hlavní zásilky je třeba zvolit službu 70 – „Vícekusová zásilka“ (dále jen VK), poté je zpřístupněno pole Počet VK, do kterého se zadá celkový počet odesílaných zásilek v rozmezí 2 – 5ks. Nyní je nutné provést uložení hl. zásilky VK potvrzením pole „Uložit“. K hl. zásilce je po uložení automaticky přiřazen chybový stav a zobrazí se upozorňující hlášení „“Nebyly pořízeny všechny VK zásilky!“. Chybový stav 23 a zobrazí se upozorňující hlášení se u hl. zásilky bude zobrazovat do doby, než k ní budou pořízeny všechny přidružené zásilky. Pro pořízení přidružených zásilek VK slouží tlačítko „VK“. Tlačítko se zobrazí a je přístupné pouze po uložení hlavní zásilky VK.

24
Obrázek: Pořízení hlavní zásilky

Tlačítka

Přidružená zásilka VK
Po kliknutí na tlačítko „VK“ se zobrazí samostatná pořizovací tabulka „Vícekusová zásilka – Přidružené zásilky VK“. Hlavní zásilka VK má vždy číslo 1, každé další pořízené přidružené zásilce je přiřazeno samostatné ID číslo a pořadové číslo zásilky, které je generováno automaticky. V pořizovací tabulce Vícekusová zásilka – Přidružené zásilky VK je možné editovat pouze pole „Hmotnost“ a „ID zásilky“. ID zásilky je možné vyplnit ručně nebo přenést ČK snímačem Pokud je pole ID zásilky ponecháno prázdné, aplikace jej po potvrzení pole „Uložit“ automaticky vygeneruje. Doplňkové sl. je možné zvolit u hl. zásilky VK, ze které jsou k přidruženým zásilkám rovněž přenášeny adresní údaje a u jednotlivých přidružených zásilek lze zadat doplňkovou službu rozměrové kategorie S,M,L nebo XL, doplňkovou službu Do ruky nad 30 kg (pokud byla k dispozici u hlavní zásilky) a doplňkovou službu Neklopit. Po pořízení všech přidružených VK zásilek jsou jednotlivá editovatelná pole neaktivní (šedivá). Pro smazání přidružených zásilek VK je nutné provést jejich výběr pomocí zaškrtávacího pole nebo volbou „Označit.“, kdy je následně provedeno kliknutí na tlačítko „Smazat označené“. Po kliknutí na tuto volbu budou zásilky odstraněny ze seznamu.

25
Obrázek: Vícekusová zásilka – Přidružené zásilky VK

26
Přidružená zásilka VK se sl. 29 – Do ruky nad 30kg

Možná nastavení v menu „Vícekusová zásilka“:
1. Třídění zásilek podle (vzestupně nebo sestupně):

2. Počet zásilek na stránku:

Tlačítka

8.5.5 Pořízení zásilky se sl. 69 – Vícekusová zásilka II pro produkt Balík Nadrozměr

Hlavní zásilka VKII
Ruční pořízení zásilek se sl. Vícekusová zásilka – u první hlavní zásilky je třeba zvolit službu 69 – „Vícekus II“ (dále jen VKII). Pokud je pořizována BN se službou 69, jsou údaje Výška, Šířka a Délka povinné. Po zvolení služby je zpřístupněno pole Počet VK, do kterého se zadá celkový počet odesílaných zásilek v rozmezí 2 – 99ks. Nyní je nutné provést uložení hl. zásilky VKII potvrzením pole „Uložit“. K hl. zásilce je po uložení automaticky přiřazen chybový stav a zobrazí se upozorňující hlášení „“Nebyly pořízeny všechny VK zásilky!“. Chybový stav 27 a upozorňující hlášení se u hl. zásilky bude zobrazovat do doby, než k ní budou pořízeny všechny přidružené zásilky. Pro pořízení přidružených zásilek VKII slouží tlačítko „VK“. Tlačítko se zobrazí a je přístupné pouze po uložení hlavní zásilky VKII.

28
Obrázek: Pořízení hlavní zásilky

Tlačítka

Přidružená zásilka VKII
Po kliknutí na tlačítko „VK“ se zobrazí samostatná pořizovací tabulka „Vícekusová zásilka – Přidružené zásilky VK“. Hlavní zásilka VK má vždy číslo 1, každé další pořízené přidružené zásilce je přiřazeno samostatné ID číslo a pořadové číslo zásilky, které je generováno automaticky. V pořizovací tabulce Vícekusová zásilka – Přidružené zásilky VK je možné editovat pole:

Po pořízení všech přidružených VK zásilek jsou jednotlivá editovatelná pole neaktivní (šedivá). Pro smazání přidružených zásilek VK je nutné provést jejich výběr pomocí zaškrtávacího pole nebo volbou „Označit.“, kdy je následně provedeno kliknutí na tlačítko „Smazat označené“. Po kliknutí na tuto volbu budou zásilky odstraněny ze seznamu.

29
Obrázek: Vícekusová zásilka – Přidružené zásilky VKII

Možná nastavení v menu „Vícekusová zásilka“:
1. Třídění zásilek podle (vzestupně nebo sestupně):

2. Počet zásilek na stránku:

Tlačítka

8.5.7 Pořízení zásilek se sl. 36 – Potvrzení dokumentace při dodání

Nově je umožněno k zásilkám typu Balík Na poštu, Balík Do ruky, Balík Expres a Balík Nadrozměr pořizovat doplňkovou službu „Potvrzení dokumentace při dodání“. V rámci této služby je zajišťován podpis k zásilce přiložených dokumentů např. smlouvy, dodacího listu a následně jejich vrácení zpět odesílateli na jím uvedenou adresu v ČR. Zásilky s touto doplňkovou službou není umožněno směrovat do Balíkovny. Pokud je k zásilce zvolena tato služba, je povinné vyplnění údajů adresáta dokumentů a počet dokumentů určených k podpisu. Adresáta dokumentů lze vybrat stejným způsobem jako klasického adresáta (tedy z našeptávače, prostřednictvím volby Seznam, nebo jej nově pořídit přes volbu „Nový“), nelze však využít adresu typu Na poštu a Balíkovna, nepřesné (označeny oranžovou ikonou), adresy do zahraničí nebo adresy s nesprávným vyplněním jména a příjmení (u FO). Pro úspěšné uložení zásilky se službou Potvrzení dokumentace je třeba, aby byla v nastavení Podacího místa uvedena e-mailová adresa odesílatele.

18
Obrázek: Pořízení zásilek se sl. Potvrzení dokumentů při dodání – Adresát dokumentů

Dále je možné využít také doplňkovou službu č. 37„Ověření údajů při dodání“ - tuto službu lze použít pouze v povinné kombinaci se službami „Potvrzení dokumentace při dodání“ a „Do vlastních rukou výhradně jen adresáta“, dále doplňkovou službu č. 38 „Předání informací z dodání“ a službu č. 43„Odpovědní obálka“.

Pozn. Doplňkové služby č. 36 „Potvrzení dokumentace při dodání“, č. 37„Ověření údajů při dodání“, č. 38 „Předání informací z dodání“ a č. 43„Odpovědní obálka“ jsou zobrazeny pouze uživateli, který má k této funkcionalitě sjednánu smlouvu.

8.5.8 Pořízení zásilek se sl. 75 – Zprostředkování objednávky

Pro podavatele se zavedenou službou Zprostředkování objednávky u příslušných typů zásilek, je umožněno pořizovat k zásilkám novou doplňkovou službu „Zprostředkování objednávky“. Pro využití této služby je povinné vyplnění položky „Číslo objednávky ZPRO“, která byla uskutečněna prostřednictvím České pošty. Při uložení zásilky s tímto vyplněným údajem probíhají dále kontroly na vyplněnou hodnotu – formát údaje, odpovídající kód partnera přihlášeného uživatele, existenci a stav objednávky – lze zadat pouze číslo objednávky, která je v systémech České pošty evidována jako odeslaná.

98
Obrázek: Pořízení zásilek se sl. Zprostředkování objednávky

8.5.9 Pořízení doplňkových služeb vztahujících se k výběru doby doručování

U zásilek Balík Do ruky je umožněno pořizovat popř. importovat doplňkové služby, které přímo ovlivňují „pásmo“ doručení zásilky (A=dopolední doručovací pochůzka nebo B=odpolední doručovací pochůzka):

U zásilek Balík Do ruky s garantovaným časem dodání (prefix DE) není toto rozlišení doručování umožněno, tento typ zásilky je vždy doručován v pásmu „A“. Sl. 1B je umožněno zvolit pouze v případě, že dodací pošta pro PSČ adresáta poskytuje doručení odpolední pochůzkou – tzn., služba 1B se zobrazí pouze u takového adresáta, u kterého jeho PSČ splňuje možnost odpoledního doručení.
U zásilek Balík Do ruky (DR, DV), které jsou adresovány do krajských měst, je povinné zadat doplňkovou službu 1A nebo 1B. Pokud není u zásilky zvolena žádná z doplňkových služeb 1A nebo 1B, je při uložení zásilky zobrazena hláška „Musí být vybrána alespoň jedna ze služeb „Doruč. 8-14 hod“ nebo „Doruč. 13-19 hod“!“ a zásilku není možné do doby výběru jedné z těchto doplňkových služeb uložit.
U adresáta s indikací FO (fyzická osoba) je automaticky přednastavena doplňková služba 1B, tuto je umožněno změnit.
U adresáta s indikací PO (právnická osoba) je automaticky přednastavena doplňková služba 1A, tuto je umožněno změnit.

Pokud není u importovaných zásilek uvedena doplňková služba 1A nebo 1B:

  - je u adresáta PO - v souboru je uvedena položka subjekt s hodnotou „P“ nebo název adresáta obsahuje údaje "s.r.o", "a.s." apod. (viz kap. Vysvětlení některých pojmů, zkratek a funkcionalit používaných v aplikace PodáníOnline) nebo je vyplněno IČ nebo DIČ) automaticky doplněna sl. 1A – Doruč. 8-14 hod.

  - není u adresáta FO (v souboru je uvedena položka subjekt s hodnotou „F“ nebo název adresáta neobsahuje údaje "s.r.o" nebo "a.s." a není vyplněno IČ nebo DIČ) provedeno doplnění sl. časových pásem s tím, že zásilka je naimportována jako OK (zelená ikona). V případě, že je ale u této zásilky prováděna oprava v ručním vstupu, volba jedné ze sl. 1A nebo 1B je povinná.

8.5.10 Pořízení zásilek s daty celní prohlášky

V aplikaci je umožněno k zásilkám pořizovat i data k celním prohláškám. Tyto vývozní doklady je také dále umožněno v aplikaci tisknout na formuláře CN22 a CN23.

U listovních zásilek, které jsou směrovány do zemí s povinností vyplnění celní prohlášky, není umožněno pořízení zásilky bez vyplnění povinných údajů k celní prohlášce, pokud má zásilka zadánu zároveň doplňkovou službu č. 43-Zboží, Dárek, Ostatní nebo č. 44 – Zboží – s VDD.
U balíkových zásilek, které jsou směrovány do zemí s povinností vyplnění celní prohlášky, není umožněno pořízení zásilky bez vyplnění povinných údajů k celní prohlášce – bez ohledu na doplňkovou službu č. 43-Zboží, Dárek, Ostatní nebo č. 44 – Zboží – s VDD.
Pokud jsou zásilky směrovány do zemí bez povinnosti vyplnění celní je rovněž umožněno pořídit data k celní prohlášce. Pokud je již vybrán jeden z parametrů/položek celní prohlášky, jsou dále uplatněny stejné kontroly, jako u povinně vyplňovaných celních prohlášek.
U zásilek, kde jsou pořizována data celních položek je povinné vyplnění hmotnosti.

Pořizování zásilek bez využití dat CS (Celní správy)
Pokud jsou zásilky směrovány do zemí bez povinnosti vyplnění celní prohlášky, je rovněž umožněno pořídit data k celní prohlášce. Pokud je již vybrán jeden z parametrů/položek celní prohlášky (kategorie zásilky nebo měna celní hodnoty), jsou při uložení zásilky tlačítkem „Uložit“ nebo tlačítkem „Přidat položku celní prohlášky“ dále uplatněny stejné kontroly, jako u povinně vyplňovaných celních prohlášek. Pokud je zásilka v pořádku uložena, je umožněno pořizovat data celní prohlášky (zobrazen jeden prázdný řádek). U zásilek, kde jsou pořizována data celních položek je povinné vyplnění hmotnosti.

Položky k celním prohláškám při pořizování dat k zásilce:

Zobrazené údaje pro pořizování dat celní prohlášky

K jedné zásilce je umožněno pořídit maximálně 99 položek obsahu zboží. Pro smazání položek je nutné provést jejich výběr pomocí checkboxu, kdy je následně provedeno kliknutí na tlačítko „Smazat označené“. Po kliknutí na tuto volbu jsou vybrané položky odstraněny ze seznamu.

Pořizování zásilek s využitím dat CS (Celní správy) – s MRN
Pro zásilky, u kterých byla zvolena doplňková služba č. 44 – Zboží s VDD probíhá po zadání osmnáctého znaku MRN načtení dat CS. Při načtení dat CS jsou u první zásilky zobrazeny všechny položky, které jsou přiřazeny danému MRN. Uživateli je umožněno vybrat si konkrétní položku (zatržením a potvrzením tlačítka „Přidat položku k zásilce“) a zbývající položky jsou zobrazeny u další pořizované zásilky se stejným MRN. Všechny údaje celní prohlášky jsou povinné a při uložení probíhá kontrola na jejich vyplnění a správný formát. Pokud je v datech celní prohlášky indikována chyba, je příslušný řádek označen červenou ikonou.

30
Obrázek: Pořízení zásilek a dat celní prohlášky bez dat Celní správy

30
Obrázek: Pořízení zásilek s využitím dat CS (s MRN)

30
Obrázek: Data celní prohlášky

30
Obrázek: Data celní prohlášky s chybnými údaji

Tlačítka při pořizování dat celních prohlášek

8.5.11 Tisk na adresní štítky/alonže, obálky,- dobírkové Pk a Celních prohlášek

Pořízené údaje k zásilce je možné tisknout na vybraný formulář. Zásilky, ke kterým mají být vytištěna data na zvolený formulář, je nutné zatrhnout v zaškrtávacím poli. Následně se vybere ze seznamu na poli „Další akce“ volba „Generování tisku označených“.

30 31
Obrázek: Generování tisku označených

Po označení zásilek a výběru volby „Generování tisku označených“ se zobrazí tabulka „Volby tisku“, kde uživatel vybere tiskárnu ze seznamu povolených tiskáren (nastaveno v menu „Nastavení“ – „Tiskárny“). A také formulář ze seznamu formulářů povolených pro vybraný druh zásilky, pokud nejsou uloženy žádné vlastní vybrané formuláře pro tisk. Pokud jsou již uloženy nějaké vlastní vybrané formuláře pro tisk, jsou zobrazeny jen ty (opět kontrola na povolené formuláře pro jednotlivé druhy zásilek). Na adresní štítky bianco samostatné, bianco 4x (A4), alonž samostatná, HAŠ bianco – 4x, HAŠ bianco – samostatný, Adresní štítek A6 – 4x a obálky je doplněn tisk piktogramu dobírky. U zásilek, u kterých je zadáno číslo jednací, je možno si jej vytisknout na formuláře typu obálek.

Funkcionalita generování Harmonizovaného adresního štítku ve formátu ZPL:
V menu Zásilky – Ruční vstup je umožněno vygenerovat formulář „HL-ZPL“ (určen pro tiskárny zebra) ve třech velikostech – HL-ZPL 105x148, HL-ZPL 100x150 a HL-ZPL 100x125. Na tento typ formuláře lze vygenerovat pouze zásilky určené pro formulář HAŠ bianco – samostatný.

32
Obrázek: Volby tisku – Adresní štítek A6 – 4x

33
Obrázek: Volby tisku – obálka 1 – C6

Tlačítka

34
Obrázek: Stažení souboru

Tlačítka

35
Obrázek: Adobe Acrobat Reader DC

Pozn.: V případě tisku VK se na adresní štítek tiskne pořadové číslo zásilky/celkový počet zásilek VK a ID hlavní zásilky.

Tisk formulářů – je proveden z programu Adobe Reader ve volbě Soubor – Tisknout. Zobrazí se obrazovka pro výběr tiskárny a nastavení parametrů.

36
Obrázek: Tisknout

Nastavení tisku pro tisk formulářů formátu A4 (např. „Adresní štítek bianco 4x A4)
Měřítko stránky „Přizpůsobit nebo Skutečná velikost“. Nesmí být zatrženo „Zvolit zdroj papíru podle velikosti PDF“! Potvrzením tlačítka „OK“ se provede tisk údajů všech zatrhnutých vět na vybraný formulář.

37
Obrázek: Tisknout

Označení doručovacího pásma

Na základě PSČ adresáta zásilky a zvolených doplňkových služeb 1A, 1B, 14, 19, 40 je na AŠ zásilek „Balík Do ruky“ tištěno pásmo doručení pomocí příznaku „A“ nebo „B“:
A = doručení běžnou doručovací pochůzkou;
B = doručení odpolední doručovací pochůzkou.
Pravidla pro označení zásilek pásmem doručení A, B:

Pásmo doručení A (je požadováno doručení dopolední doručovací pochůzkou)

Zásilka Balík Do ruky je označována písmenem A v případě, že na podání byla zvolena služba:

Zásilky Balík Do ruky jsou dále označovány písmenem A v případě, že jsou adresovány do lokalit, kde není zavedeno odpolední doručování. Toto v aplikaci POL probíhá automaticky na základě zadaného PSČ adresáta zásilky.

Pásmo doručení B (je požadováno doručení odpolední doručovací pochůzkou)

Zásilka Balík Do ruky je označena písmenem B v případě, že na podání byla zvolena služba:

Zásilky Balík do ruky jsou dále označovány písmenem B v případě, že u zásilky nebyla zvolena ani jedna ze služeb 1A, 1B a 40 s tím, že PSČ adresáta náleží časovému pásmu, kde je umožněno odpolední doručování. Toto v aplikaci POL probíhá automaticky na základě zadaného PSČ adresáta zásilky.

Informace o příslušných doručovacích pásmech v dané lokalitě jsou umístěny na webových stránkách České pošty s.p. (https://www.ceskaposta.cz/ke-stazeni/zakaznicke-vystupy).

Nastavení tisku pro tisk formulářů samostatných dobírkových Pk A, C a obálek vložených do ručního podavače nastaveného na střed
Měřítko stránky „Žádné“. Musí být zatrženo „Zvolit zdroj papíru podle velikosti stránky PDF“. Nesmí být zatrženo „Automaticky otáček a vystředit“! Ve vlastnostech tiskárny musí být vypnuta kontrola formátu papíru (nastavení vlastností každé tiskárny je individuální)! Potvrzením tlačítka „OK“ se provede tisk údajů všech zatrhnutých vět na vybraný formulář. Pokud nesouhlasí typ formuláře se zvoleným typem dobírky, platební doklad není vytištěn, a je zobrazeno informativní hlášení Nejsou žádná data pro tisk.

Celní prohlášky

Pokud jsou k zásilce pořízena i data celní prohlášky, je umožněno vytisknout i vývozní doklady CN22 a CN23 (zadní strana těchto dokladů s popisem vyplnění je k nahlédnutí či vytištění v menu Nápověda – Dokumentace). Celní prohláška CN23 se tiskne v případě těchto zásilek:

Uživateli je po výběru zásilek a vygenerování AŠ nabídnuto (prostřednictvím dialogového okna) i vygenerování CP CN 22 nebo CN 23. Kontrola na vytištění CP probíhá pouze u zásilek, u kterých bylo aktuálně zvoleno generování AŠ (po výběru tiskárny a typu formuláře). Pokud dle dat zásilky/celní prohlášky není formulář vhodný, není vytištěn.


98
Obrázek: Dialogové okno – automatické vygenerování CN23

98
Obrázek: Dialogové okno – automatické vygenerování CN22

98
Obrázek: Adobe Reader- CN23

98
Obrázek: Adobe Reader- CN22

Pokud je požadováno tisknout doklad CN22 a zároveň je u zásilky evidována kategorie zboží „Vrácené dokumenty“ je tato kategorie tištěna jako Jiné a v komentáři je tištěn text „returned goods“.

Pokud jsou u zásilek typu Standardní balík do zahraničí (CS), Cenný balík do zahraničí (CV) uloženy více jak tři položky obsahu zásilky a u zásilek EMS do zahraničí více jak dvě, tak je na AŠ zásilky tištěn text „see CN23 attached“ (v poli pro celní popis obsahu), jinak jsou data k celním prohláškám tištěna na AŠ zásilky.

Obchodní balík do zahraničí (CE)
Pokud je pořízena zásilka typu Obchodní balík do zahraničí (CE) a u adresáta je uveden ISO kód státu, kde je povinný nový adresní štítek, je pro tyto státy umožněno vytisknout pouze nový typ adresního štítku Harmonizovaný štítek pro MZ produkty – samostatný, Harmonizovaný štítek pro MZ produkty – 4xA4 nebo Adresní štítek A6 – 4x. V případě, že jsou vybrány současně i zásilky s adresátem, jehož ISO toto nevyžaduje, je standardně zobrazen průnik možných formulářů. Vzhled AŠ je závislý na nepovinných doplňkových službách, které jsou u zásilky CE evidovány v datech (tyto je umožněno u zásilky uložit, pokud jsou u adresáta vyplněny kontaktní údaje – mobilní tel. číslo nebo e-mail):

98
Obrázek: Adresní štítek Obchodní balík do zahraničí- samostatný

8.5.12 Oprava chybné zásilky

Chcete-li zásilku opravit, kliknutím na příslušný řádek v Seznamu pořízených zásilek přenesete údaje o zásilce zpět do pořizovací masky, kde je možné potřebné údaje upravit. Po provedení oprav je třeba potvrdit tlačítko „Uložit“.

8.5.13 Přesun zásilky

Zásilky z jedné dávky můžete přesunout do jiné dávky nebo do nezařazených (výjimku tvoří MZ zásilky s doplňk. službou 43 nebo 44 obsahující MRN kód). Zásilky, které chcete přesunout, musíte nejprve v Seznamu pořízených zásilek označit kliknutím na zaškrtávací pole. Potom ve volbě „Další akce“ vedle tlačítka Uložit vyberte akci „Označené přesunout do jiné dávky/nezařazených“. Zobrazí se tabulka „Seznam podání“. Chcete-li zásilky přesunout do nezařazených, kliknete na tlačítko Nezařazené. Chcete-li zásilky přesunout do jiné dávky, vyberte kliknutím na řádek v seznamu podání příslušné podání a následně dávku, do které chcete zásilku přesunout. Chcete-li zásilku přesunout do nové dávky nebo nového podání, musíte si nejprve kliknutím na tlačítko Nové podání vytvořit nové podání a kliknutím na tlačítko Nová dávka vytvořit novou dávku.

Při přesunu zásilek z podání/do jiného podání a nezařazených/do podání probíhá kontrola na technologické číslo. Technologické číslo z ID zásilky musí souhlasit s technologickým číslem daného založeného podání. V případě přesunu zásilek s rozdílnými technologickými čísly jsou přesunuty pouze ty zásilky, jejichž technologické číslo odpovídá zvolenému podání a zobrazí se upozorňující hlášení „Přesunuty byly pouze ty zásilky, které mají shodné technologické číslo se zvoleným podáním.“ Funkcionalita přesunu do jiného podání není v kombinaci se Zákaznickou kartou povolena, je zobrazeno upozorňující hlášení „Přesun zásilek není v rámci podání se Zákaznickou kartou povolen.“ Zásilky je nutné nejprve přesunout do volby „Nezařazené“, odkud je poté možno zásilky přesouvat do podání se ZK i bez ní.

38
Obrázek: Označení zásilky

39
Obrázek: Označené přesunout do jiné dávky/nezařazených

8.5.14 Smazání zásilky

Chcete-li zásilku smazat, musíte ji v Seznamu pořízených zásilek nejprve označit kliknutím v zaškrtávacím poli. Potom ve volbě „Další akce“ vedle tlačítka Uložit vyberte akci „Smazat označené“.

40
Obrázek: Označení zásilky

41
Obrázek: Smazat označené

8.6 Uzavření dávky

Je-li dávka připravena k uzavření, je v tabulce „Seznam dávek“ u této dávky zobrazena ikona42 „Dávka je připravena k uzavření“ a je zobrazeno tlačítko Uzavřít. Kliknutím na tlačítko Uzavřít se provede uzavření dávky. V tomto případě se zobrazí informativní hlášení: „Dávka byla uzavřena.“

Obsahuje-li dávka chybná data, je u této dávky zobrazena ikona43 „Dávka obsahuje chybná data“. Tato chybná data lze v rámci jedné dávky opravit nebo je přeřadit mezi nezařazené zásilky a opravit později.

Je-li již dávka uzavřena, je u této dávky zobrazena ikona44 „Dávka již byla uzavřena“. Pokud nebylo ještě uzavřeno podání, lze do uzavřené dávky opakovaně vstoupit, provádět změny. Následně je ovšem nutné dávku znovu uzavřít.

8.7 Uzavření podání

> Zásilky > Seznam podání > Uzavřít

Pokud je dané podání připraveno k uzavření, zobrazí se tlačítko Uzavřít. Tlačítko Uzavřít se zobrazí pouze v případě, že všechny dávky pro dané podání jsou již uzavřené. V opačném případě musíte nejprve uzavřít všechny dávky pro dané podání a následně uzavřít podání. V případě potvrzení tlačítka Uzavřít se zobrazí dotaz „Chcete opravdu uzavřít?“
Po potvrzení jsou zásilky zkontrolovány na oprávněnost služby „Sleva J“. Pokud máte pořízených více zásilek, u kterých je tato služba povolena se stejným adresátem, je nabídnuto uplatnění slevy. Pokud máte tuto službu pořízenou u zásilek neoprávněně, je zobrazeno upozornění. Po potvrzení se zobrazí informativní hlášení: „Podání bylo uzavřeno. Data k „xx“ zásilkám byla odeslána na podací poštu“. V případě podání se Zákaznickou kartou, která splňuje podmínky k uplatnění slevy, se u tohoto zobrazí i informace: “Byl pořízen dostatečný počet zásilek. Pro dané podání byla uplatněna sleva“. V tuto chvíli se veškerá data z tohoto podání automaticky odešlou na příslušnou podací poštu a jsou připravena k podání fyzických zásilek.

45
Obrázek: Nabídnutí služby Ssleva „J“

46
Obrázek: Zrušení služby Sleva „J“

47
Obrázek: Informace o slevě se zákaznickou kartou

8.8 Podací arch

> Zásilky > Seznam podání > Podací arch

Pokud je dané podání uzavřeno, lze pro vygenerování tiskového výstupu „Poštovní podací arch“ použít ve volbě „Všechna podání“ tlačítko Podací arch. Po kliknutí na tlačítko se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout.

48
Obrázek: stažení souboru

Tlačítka

Tisk poštovního podacího archu je proveden z programu Adobe Reader ve volbě Soubor – Tisknout. Zobrazí se obrazovka, kde provedete výběr tiskárny. Po nastavení parametrů pro tisk (tisk Poštovního podacího archu se provádí na šířku), se potvrdí tlačítko „OK“ a provede se vytištění dokumentu.

49
Obrázek: Vygenerovaný tiskový výstup Poštovní podací arch

50
Obrázek: Tisknout

8.9 Potvrzení o převzetí

> Zásilky > Seznam podání> Potvrzení o převzetí

Pokud je dané podání uzavřeno, lze pro vygenerování tiskového výstupu „Potvrzení o převzetí zásilek u odesílatele“ ve volbě „Všechna podání“ použít tlačítko Potvrzení o převzetí. Po kliknutí na tlačítko se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout.

51
Obrázek: stažení souboru

Tlačítka

Tisk potvrzení o převzetí je proveden z programu Adobe Reader ve volbě Soubor – Tisknout. Zobrazí se obrazovka, kde provedete výběr tiskárny. Po nastavení parametrů pro tisk se potvrdí tlačítko „OK“ a provede se vytištění dokumentu.

52
Obrázek: Vygenerovaný tiskový výstup Potvrzení o převzetí zásilek u odesílatele

8.10 Nezařazené

> Zásilky > Seznam podání > Nezařazené

Volba „Nezařazené“ obsahuje zásilky, které nebylo možné např. z důvodu chybných nebo neúplných podacích údajů zařadit do standardního podání. Zásilky ve volbě „Nezařazené“ lze evidovat jakkoliv dlouho.

Pro prohlížení nezařazených zásilek stiskněte tlačítko Nezařazené v tabulce „Seznam podání“.

53
Obrázek: Seznam nezařazených zásilek

Zobrazené údaje

Třídění zásilek podle:

Počet zásilek na stránku:

Tlačítka

8.10.1 Přesun zásilky

Zásilky, které chcete přesunout, musíte nejprve označit kliknutím na zaškrtávací políčko. Potom v políčku „Další akce“ vedle tlačítka Zpět na výběr podání vyberte „Označené přesunout do jiné dávky/nezařazených“. Zobrazí se tabulka „Seznam podání“. Zde vyberte kliknutím na řádek v seznamu podání a následně dávku, do které chcete zásilku přesunout. Zásilka je poté automaticky přesunuta do vybrané dávky. Chcete-li zásilku přesunout do nové dávky nebo nového podání, musíte si nejprve kliknutím na tlačítko Nové podání vytvořit nové podání a kliknutím na tlačítko Nová dávka vytvořit novou dávku.
Při přesunu zásilek z nezařazených/do podání probíhá kontrola na technologické číslo. Technologické číslo z ID zásilky musí souhlasit s technologickým číslem daného podání.

8.11 Import dat

> Zásilky > Import dat

Tabulka „Přehled importovaných souborů“ zobrazuje údaje o importovaných souborech. Můžete zde provést import souborů ve formátu csv nebo txt.

54
Obrázek: Přehled importovaných souborů

Pokud probíhá zpracování předchozího importu, objeví se tato hláška:

Tlačítka

55555
Obrázek: Import

Tabulka Přehled importovaných souborů
V tabulce můžete zvolit:
1. Třídění v seznamu podle:

2. Počet souborů na stránku:

Zobrazené údaje:

Storno probíhajícího importu
Probíhající import je umožněno v aplikaci POL zastavit. K tomuto účelu slouží ikona „STOP “, která je u probíhajícího importu zobrazena ve sloupci Protokol o zpracování souboru. Data, která byla importována před zastavením importu, jsou standardně naimportována. Po zastavení importu je v tabulce Přehled importovaných souborů ve sloupci „Stav“ zobrazeno informativní hlášení „Zpracování ukončeno – import přerušen uživatelem“.

Protokol o zpracování souboru
Kliknutím na ikonu 55 se zobrazí (v novém okně) protokol o zpracování importovaného souboru. Zde je uvedeno číslo řádku, na kterém se chyba vyskytla, ID číslo zásilky, dále informace o tom, zda byl řádek přijat ke zpracování a popis chyby (výpis jednotlivých chyb je dále uveden v kapitole 22.5 Číselník chyb vyskytujících se v importovaných souborech). V případě zastavení importu uživatelem je vždy zobrazen chybový protokol s informací, na kterém řádku v souboru a který uživatel provedl zastavení importu.

56
Obrázek: Protokol o zpracování souboru

Tlačítka

Pro import souboru se zásilkami klikněte na tlačítko Procházet. Zobrazí se tabulka „Zvolte soubor“, ve které vyberete požadovaný soubor pro import. Následuje výběr požadované konfigurace. Pro import souboru ve formátu „csv“ a „txt“ oddělený středníkem kliknete na tlačítko Import CSV. Pro import souboru „K*.*“ nebo jiného souboru ve formátu „txt“ kliknete na tlačítko Import TXT.

57
Obrázek: Výběr souboru

58
Obrázek: Výběr konfigurace

Po kliknutí na tlačítko pro import se zobrazí okno s tabulkou „Seznam podání“, ve kterém provedete výběr úložiště importovaného souboru. Zásilky z importovaného souboru můžete uložit:

Pozn.: Do volby Nezařazené není možné provádět import souborů zásilek.

59
Obrázek: Okno pro výběr úložiště importovaných zásilek

Soubor se po importu zobrazí v tabulce „Přehled importovaných souborů“, ve které je ve sloupci „Stav“ zobrazena aktuální fáze zpracování dat z importovaného souboru. Je-li v tomto sloupci zobrazen stav „Ukončení zpracování“, jsou zásilky z importovaného souboru zobrazeny ve vybrané dávce a adresáti z importovaného souboru jsou zobrazeni v tabulce „Přehled adresátů“ (viz kapitola 7.1 Přehled adresátů). Pro zobrazení chyb, které mohly nastat při zpracování importovaného souboru, slouží „Protokol chyb v souboru“.

8.11.1 Konfigurace

> Zásilky > Import dat > Konfigurace

Při prvním vstupu do menu „Zásilky – Import dat“ je ve volbě Výběr konfigurace přednastaveno defaultní nastavení konfigurace pro import dat ze sw Pošta 2002 (csv) pod názvem Přednastavená konfigurace zásilek. Přednastavená konfigurace zásilek nelze dále editovat, nebo odstranit. Dále je zde umožněno využít i přednastavenou konfiguraci s názvem Import exportovaných dat-zásilky, která vychází z pořadí sloupců v Přednastavené konfiguraci exportu zásilek, tuto není možné upravovat ani vymazat. Pokud již byla konfigurace uložena s jinými hodnotami, je tato uložena jako Konfigurace č.1. Pro nastavení konfigurace importu dat klikněte na tlačítko Konfigurace v tabulce „Přehled importovaných souborů“. Zobrazí se tabulka „Import dat – konfigurace“. Je umožněno nastavit si více konfigurací podle potřeby a to kliknutím na tlačítko „Nová konfigurace“. Lze si také zvolit, která konfigurace bude zobrazována jako první ve výběru konfigurací v tabulce „Přehled importovaných souborů“ – a to zatržením tohoto pole.

60 60
Obrázek: Import dat – konfigurace „Přednastavená konfigurace zásilek“ – typ souboru txt – defaultní nastavení konfigurace pro import dat ze sw Pošta 2002

61 61
Obrázek: Import dat – konfigurace „Import exportovaných dat - zásilky“ – typ souboru csv

62 62
Obrázek: Import dat – konfigurace „Import exportovaných dat - zásilky“ – typ souboru txt

63 63
Obrázek: Nastavení nové konfigurace zásilek – bez rozbaleného Adresáta dokumentů

63 63
Obrázek: Nastavení nové konfigurace zásilek – rozbalený Adresát dokumentů

Tabulka Import dat-konfigurace
Údaje, které musíte vyplnit:
Název konfigurace

Typ souboru a kódování

Osobní údaje

Adresa

Bankovní spojení

Kontakty

Zásilka

Celní informace k zásilce

Celní prohláška

Pozn. V případě, že jsou importována data k celní prohlášce, jsou povinné všechny její položky.

Adresát dokumentů

63Tato ikona slouží k rozbalení položek pro definování adresáta dokumentů. Naimportovat bezchybně je umožněno pouze jednoznačné vnitrostátní adresy (označeny zelenou ikonou). V případě importu adresáta dokumentů do zahraničí nebo chybné adresy, je zásilka přijata do zpracování, ale v podání je následně zásilka označena červenou ikonou – v protokolu o zpracování souboru je uvedena hláška „chybná adresa adresáta dokumentů“. V případě importu nepřesné adresy adresáta dokumentů (žlutá ikona u adresáta), je zásilka přijata do zpracování, ale v podání je následně zásilka označena červenou ikonou – v protokolu o zpracování souboru je uvedena hláška „nepřesná adresa adresáta dokumentů“.

Osobní údaje

Adresa

Bankovní spojení

Kontakty

Generovat

Tlačítka

POZN.: KAŽDÝ ZNAK ENTER, JE PŘI IMPORTU V APLIKACI PODÁNÍONLINE INTERPRETOVÁN JAKO KONEC DATOVÉHO ŘÁDKU.

64< 64
Obrázek: Editace uložené konfigurace zásilek – nerozbalený Adresát dokumentů

Pozn. V případě nastavení konfigurace txt je třeba brát zřetel na rozdílné zadávání rozmezí položek oproti nastavení konfigurace exportu. Při nastavení konfigurace importu „od“ určuje začátek řetězce, „do“je konec řetězce - včetně prvního znaku následující položky (první znak + počet znaků). Např. ID zásilky je v konfiguraci pro export definováno v rozmezí 1-13, v případě nastavení konfigurace pro import je to ale rozmezí 1-14(1+13=14).

Konfigurace pro podavatele se zavedenou službou Zprostředkování objednávky

Pro podavatele se zavedenou službou Zprostředkování objednávky je zobrazeno a umožněno nastavit v konfiguraci zásilek i položku „Č. objedn. ZPRO“ pro možnost importu čísla objednávky.

Návod exportu souboru pořízených zásilek z SW Pošta2002:
V menu „Nastavení“ – „Vlastník licence“ – pole „Podací diskety“ – zvolte médium, na které budete exportovaný soubor ukládat (např. „F“ – flash disk). Dále zvolte typ komprimace „Zip“. V menu „Zásilky a poukázky“ – „Listovní a balíkové zásilky“ – po provedené kontrole správnosti údajů pořízených zásilek stiskněte pole „Podací disketa“. Po potvrzení všech voleb přenosu dat zásilek na zvolené médium se zobrazí hlášení: „Na disketu byly nahrány údaje o xy zásilkách. Disketu opatřete štítkem s názvem: xxxxxxxxxx“ .

Vzorový řádek souboru zásilek ve formátu CSV s uvedeným typem a ID číslem zásilky:

65 66
Vzorový řádek souboru zásilek ve formátu CSV

Nastavení „Konfigurace“ v menu „Zásilky“ – „Import dat“:
- zvolte typ souboru „CSV“ a kódování „1250“
Osobní údaje

Adresa

Bankovní spojení

Kontakty

Zásilka

V případě, že by soubor zásilek neobsahovat ID číslo zásilky, je nutné zvolit volbu „Generovat ID“ s tím, že je možné importovat pouze jeden druh zásilky.

Vzorový řádek souboru zásilek ve formátu TXT bez uvedení ID čísla zásilky:

67
Obrázek: zásilky txt

V poznámkovém bloku zvolte v menu „Zobrazení“ – volbu „Stavový řádek“. V pravém dolním rohu se pak zobrazují čísla řádků a sloupců. Ve všech řádcích zásilek musí jednotlivé údaje začínat a končit na stejné pozici sloupce.
Např.: Jana Ulíková Na Návsi 13 36301 Ostrov nad Ohří

Čísla sloupců jsou následující:

Údaj Číslo sloupce
První Poslední
Jméno 1 30
Příjmení 30 70
Ulice 70 100
Číslo popisné 120 130
Obec 130 170

V tomto případě, kdy v souboru není uvedeno ID číslo zásilky, je nutné zvolit „Generovat ID“ a lze importovat najednou pouze jeden typ zásilky.

Návod importu souboru z SW Pošta2002 – aplikace PodáníOnline:
V menu „Zásilky“ – „Import dat“ – „Konfigurace“ – zvolte typ souboru „TXT“ a kódování „852“. Dále nastavte konfiguraci rozmezí jednotlivých polí dle struktury souboru „I“ (tato struktura soubor je automaticky generována při exportu dat pořízených zásilek z SW Pošta2002) – tímto způsobem:

Název pole: OD: DO:
Typ zásilky 1 3
ID zásilky 3 14
PS 22 28
Příjmení/Název 28 58
Ulice 58 98
Obec 98 138
Hmotnost 150 156
Dobírka 156 168
Udaná cena 168 180
Doplň. služby 180 195
Číslo 196 206
VS poukázka 206 216

– ostatní parametry konfigurace ponechte nevyplněné (tzn. prázdné).

Po editaci polí potvrďte zadané kliknutím na tlačítko „Uložit“. Po uložení pokračujte kliknutím na tlačítko „Zpět“. Poté proveďte import souboru zásilek z Pošty2002 standardním způsobem (viz 8.11 Import dat).

8.12 Export dat

> Zásilky > Export dat

Ve volbě „Export dat“ můžete provést export dat o zásilkách do souboru. Nejprve je nutné zadat parametry pro export:

68
Obrázek: Export zásilek

Tlačítka

Po kliknutí na tlačítko se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor otevřít nebo uložit.

69
Obrázek: Export souboru např. ve formátu „xls“

Tlačítka

8.12.1 Struktura exportovaného souboru

č. sloupce položka
1 ID zásilky
2 Technologické číslo
3 Datum
4 Stav *
5 PSČ, kde stav nastal
6 PSČ adresní provozovny
7 PSČ ukládací provozovny
8 Jméno
9 Příjmení/Název firmy
11 Doplňující údaje
12 Ulice
13 Č.p.
14 Č.o.
15 Obec
16 Část obce
17 PSČ adresáta
18 Stát
19 Dobírka
20 Udaná cena
21 Hmotnost
22 Doplňkové služby
23 VS poukázka
24 VS zásilka
25 ID hlavní zásilky
26 Počet kusů VK
27 Pořadí VK
28 Celková hmotnost VK
29 Výška
30 Šířka
31 Délka
32 Objemová hmotnost
33 Výplatné
34 Dobírka původní
35 Číslo jednací
36 MRN kód
37 Poznámka interní
38 Poznámka na AŠ
39 Datum vplacení dobírky
40 PSČ pošty, která vplatila dobírku
41 Datum převodu – dobírka
42 Podací číslo – dobírka
43 Podčíslo podacího čísla – dobírka
44 ID Zákaznické karty
45 Nápočet (indikace v souboru – A)
46 Počet palet
47 Typ zásilky
48 Subjekt
49 DIČ
50
51 E-mail
52 Mobil
53 Datum narození
54 Telefon
55 Číslo adresáta
56 Poznámka interní 2
57 ID původní zásilky (u zásilek se sl. Vrácení zboží)
58 ID aut. kódu Odvozu zboží ( u zásilek se sl. Odvoz zboží)
Rozmezí znaků Položka Počet
znaků
Od Do
1 13 ID zásilky 13
14 19 Technologické číslo 6
20 35 Datum 16
36 37 Stav * 2
38 62 PSČ, kde stav nastal 25
63 87 PSČ adresní provozovny 25
88 112 PSČ ukládací provozovny 25
113 162 Jméno 50
163 212 Příjmení/Název firmy 50
263 312 Doplňující údaje 50
313 352 Ulice 40
353 358 Č. p. 6
359 364 Č. o. 6
365 404 Obec 40
405 444 Část obce 40
445 469 PSČ adresáta 25
470 471 Stát 2
472 483 Dobírka 12
484 495 Udaná cena 12
496 503 Hmotnost 8
504 533 Doplňkové služby 30
534 543 VS poukázka 10
544 553 VS zásilka 10
554 566 ID hlavní zásilky 13
567 568 Počet kusů VK 2
569 570 Pořadí VK 2
571 580 Celková hmotnost VK 10
581 583 Výška 3
584 586 Šířka 3
587 589 Délka 3
590 597 Objemová hmotnost 8
598 609 Výplatné 12
610 621 Dobírka původní 12
622 651 Číslo jednací 30
652 669 MRN kód 18
670 699 Poznámka- interní 30
700 749 Poznámka na AŠ 50
750 759 Datum vplacení dobírky 10
760 764 PSČ pošty, která vplatila dobírku 5
765 774 Datum převodu - dobírka 10
775 784 Podací číslo - dobírka 10
785 786 Podčíslo podacího čísla - dobírka 1
787 799 ID Zákaznické karty 13
800 801 Nápočet (indikace v souboru – A) 1
802 803 Počet palet 2
804 805 Typ zásilky 2
806 808 Subjekt 3
809 818 DIČ 10
819 828 10
829 878 E-mail 50
879 928 Mobil 50
929 943 Datum narození 15
944 993 Telefon 50
994 1013 Číslo adresáta 20
1014 1044 Poznámka interní 2 30
1045 1057 ID původní zásilky (u zásilek se sl. Vrácení zboží)
1058 1070 ID aut. kódu Odvozu zboží ( u zásilek se sl. Odvoz zboží)

* Přehled stavů zásilek je uveden v kapitole 8.13.4.

8.12.2 Konfigurace exportu

Zásilky > Export dat > Konfigurace

Při prvním vstupu do menu „Zásilky-Export dat-Konfigurace“ je ve volbě Výběr konfigurace přednastaveno defaultní nastavení konfigurace pro export dat pod názvem Přednastavená konfigurace exportu zásilek, tuto není možné upravovat ani vymazat. Pro nastavení konfigurace exportu zásilek klikněte na tlačítko Konfigurace v tabulce „Export zásilek“. Zobrazí se tabulka „Export dat – konfigurace“. Je umožněno nastavit si více konfigurací podle potřeby a to kliknutím na tlačítko „Nová konfigurace“. Lze si také zvolit, která konfigurace bude zobrazována jako první ve výběru konfigurací – a to zatržením pole „Nastavit tuto konfiguraci jako výchozí“. Zde nastavené konfigurace se dále nabízí i v konfiguracích z uzavřeného podání.

70
Obrázek: Export dat – konfigurace „Přednastavená konfigurace exportu zásilek“ – typ souboru csv

71
Obrázek: Export dat – konfigurace „Přednastavená konfigurace exportu zásilek“ – typ souboru txt

72
Obrázek: Nastavení nové konfigurace exportu zásilek

73
Obrázek: Editace konfigurace exportu zásilek

Tabulka Export dat-konfigurace
Zde je možno vyplnit, které položky mají být obsahem exportovaného souboru a v jakém pořadí.
Název konfigurace

Nastavit tuto konfiguraci jako výchozí – lze si zaškrtnutím políčka zvolit, která konfigurace bude nastavena jako výchozí pro export v tabulce „Export adresátů“

Typ souboru a kódování

Technol. Číslo
PSČ stavu
Datum
PSČ adr.provozovny
Stav
PSČ ukl. provozovny

Osobní údaje

Adresa

Kontakty

Zásilka

Tlačítka

V případě ukládání nové konfigurace ve formátu TXT probíhá kontrola jednotlivých položek na zadané rozmezí – musí souhlasit počet znaků definovaných k jednotlivým položkám.

74
Obrázek: Export dat – konfigurace ve formátu txt – chybně vyplněné rozmezí

8.13 Prohlížení zásilek

> Zásilky > Prohlížení zásilek

Po vstupu do volby se zobrazí tabulka pro vyhledávání zásilek. Ve volbě je možné vyhledat pouze ty zásilky, které odpovídají nastavenému technologickému číslu klienta aplikace POL. Konkrétní zásilku lze vyhledat zadáním čárového kódu (ID čísla zásilky). Seznam zásilek dle požadovaných kritérií je možné vyhledat pomocí editace údajů v tabulce „Rozšířeného vyhledávání“.

75
Obrázek: Prohlížení zásilek – hledání

Tabulka Prohlížení zásilek – Hledání

Čárový kód

Rozšířené vyhledávání – lze použít pro vyhledání více ks zásilek se stejnými parametry:

Adresát

Zásilka – data z podací pošty

Tlačítka

8.13.1 Hledání zásilky podle čárového kódu (ID čísla zásilky)

Požadujete-li vyhledat historii zásilky a znáte celý čárový kód, nebo jeho část, zatrhněte v tabulce „Prohlížení zásilek – Hledání“ volbu Čárový kód. Do pole zadejte celý čárový kód zásilky, nebo jeho část a stiskněte tlačítko Hledat. V případě, že je zadán celý čárový kód zásilky, zobrazí se tabulka „Prohlížení zásilek – Historie zásilky“. V případě, že je zadána pouze část čárového kódu zásilky zobrazí se seznam vyhledaných zásilek odpovídajícím zadaným číselným údajům.

76
Obrázek: Prohlížení zásilek – Historie zásilky

77
Obrázek: Prohlížení zásilek – Historie zásilky – Data z podací pošty

78
Obrázek: Prohlížení zásilek – Historie zásilky – Data z podací pošty – údaje o připsaných dobírkách

Tabulka Prohlížení zásilek – Historie zásilky
Zobrazené údaje:
Data z PodáníOnline: v tabulce jsou zobrazena data, která byla pouze pořízena podavatelem v POL

Data z podací pošty: v tabulce jsou zobrazena data, která jsou již zpracována podací poštou

Data z dodací pošty – údaje o připsaných dobírkách: v tabulce jsou zobrazena data, která jsou již zpracována dodací poštou

Tabulka „historie zásilky“:
Zobrazené údaje:

Tlačítka

8.13.2 Rozšířené vyhledávání

Požadujete-li vyhledat historii zásilky nebo seznam zásilek podle vybraných parametrů, zatrhněte v tabulce „Prohlížení zásilek – Hledání“ volbu Rozšířené vyhledávání. Zadejte požadované parametry a klikněte na tlačítko Hledat. Zobrazí se tabulka „Prohlížení zásilek – Seznam“.

79
Obrázek: Prohlížení zásilek – Seznam: zásilky, u kterých vznikl stav 21-Podaná (zásilky již zpracované na podací poště, v tabulce jsou zobrazeny podací znaky) a zásilky

Tabulka Prohlížení zásilek-Seznam
V tabulce můžete zvolit:
1. Třídění zásilek v seznamu podle:

2. Počet zásilek na stránku:

Pro zobrazení historie konkrétní zásilky klikněte na řádek s údaji o této zásilce. Zobrazí se tabulka „Prohlížení zásilek – Historie zásilky“.

8.13.3 Prohlížení zásilek z uzavřeného podání

V případě prohlížení zásilek z uzavřeného podání je umožněno prohlížení historie zásilek v rámci jednoho podání bez nutnosti návratu do podání. V detailu zobrazené historie zásilky uživatel klikne na tlačítka „Předchozí“ nebo „Následující“. Prohlížení je umožněno pouze v rámci daného podání.

80
Obrázek: Prohlížení zásilek z uzavřeného podání

Tlačítka

8.13.4 Přehled stavů zásilek

Číslo stavu Název stavu
00 Data z PodáníOnline
13 Adresní údaje k zásilce
21 Podaná
75 Přepravovaná (pouze I.TÚ)
51 Vstup na dodací poštu
8D Dosílka na jinou adresu
8E Poškozená
81 Uloženo na poště
82 Uložená
8T Chybně směrovaná (vinou pošty)
8U Předaná k doručení jiné poště
8Z Chybně směrovaná (vinou odesílatele)
88 Vyšlá z evidence
91 Doručená
95 Vrácená (odepřeno přijetí)
96 Vrácená (adresát neznámý)
97 Vrácená (prošlá odběrní lhůta)
98 Vrácená (úmrtí adresáta)
9B Vrácená (adresát se odstěhoval bez udání adresy)
9E Vrácená (nedostatečná adresa)
9V Doručená odesílateli
C1 Výstup z vyměňovací pošty
D4 Vstup do země určení
E Celní řízení
F1 Ukončení celního řízení
M Pokus o doručení
I1 Doručená
H Vrácená

8.14 Přednastavení údajů

> Zásilky > Přednastavení údajů

Volba „Přednastavení údajů“ slouží pro nastavení jednotlivých údajů k jednotlivým technologickým číslům a typům zásilek.

81
Obrázek: Přednastavení údajů – vnitrostátní zásilka

8155
Obrázek: Přednastavení údajů – Standardní balík do zahraničí

Tabulka „Přednastavení údajů“ zobrazuje údaje o jednotlivých typech zásilek. Můžete si zde:

Tlačítka

Pokud je změněn výchozí typ zásilky, je zobrazeno upozorňující hlášení.

82
Obrázek: Změna výchozího typu zásilky