12 Obyčejné psaní

12.1 Seznam podání
12.2 Nové podání
12.3 Pořizování obyčejných psaní – evidenční lístek poštovného
12.4 Pořizování MZ obyčejných zásilek – jednotlivá evidence
12.5 Uzavření podání
12.6 Evidenční lístek poštovného a dekádní výkaz poštovného
12.7 Import dat pro klienty s platební metodou „Úhrada cen - bezhotovostní kredit“
12.8 Import dat MZ obyčejných zásilek – jednotlivá evidence

Tato volba je v aplikaci POL umístěna v záložce Zásilky, menu Obyčejné psaní.

Volba „Ruční vstup“ je určena pro pořizování obyčejných psaní. Při prvním přihlášení se zobrazí obrazovka s prázdným seznamem podání, tj. s uvedením hlášení „Nebyl nalezen žádný záznam“.
Volba „Import dat“ je určena pouze pro import MZ obyčejných zásilek.

Pokud je založeno podání zobrazí se v seznamu podání:

12.1 Seznam podání

> Obyčejné psaní > Ruční vstup

Volba „Ruční vstup“ je určena pro pořizování obyčejných psaní. Při prvním přihlášení se zobrazí obrazovka s prázdným seznamem podání, tj. s uvedením hlášení „Nebyl nalezen žádný záznam“.

Pokud je založeno podání zobrazí se v seznamu podání:

Tabulka „Seznam podání“ zobrazuje údaje o rozpracovaných podáních. Můžete si zde:

• vstoupit do podání
• vytvořit nové podání
• pro uzavřené podání bez indikace MZ – jednotl. evidence tisknout Evidenční lístek poštovného
• zvolit třízení založených podání dle údajů v záhlaví tabulky
• zvolit zobrazení počtu řádků zobrazených podání na stránku

Tabulka Seznam podání
V tabulce můžete zvolit:
1. Jaká podání chcete zobrazit:

• Otevřená podání – zobrazí se pouze otevřená podání
• Všechna podání – zobrazí se otevřená i uzavřená podání pro zadané rozmezí datum „Od“ – „Do“ (automaticky je přednastaven poslední týden).
  – uzavřená podání lze pouze prohlížet, k vybranému uzavřenému podání lze vytisknout Evidenční lístek poštovného bez indikace MZ – jednotl. evidence
  – v uzavřených podáních jsou zobrazena všechna PSČ podacích pošt, která se vztahují k aktuálnímu podacímu místu

2. Třídění podání v seznamu dle:

• Číslo podání
• Podací pošta
• Datum předpokládaného podání
• Číslo zakázky
• Číslo výplatního stroje
• Datum uzavření

3. Počet podání na stránku:

• 5, 10, 20, 30, 40, 50

Zobrazené údaje:

• Číslo podání
• MZ – jednotl. evidence – indikace, pro který produkt je dané podání založeno. Pokud je zde uveden znak , jedná se o podání s jednotlivou evidencí MZ obyčejnýchzásilek.
• Podací pošta
• Datum předpokládaného podání
• Číslo zakázky
• Číslo výplatního stroje
• Datum uzavření
• Poř. č. Evidenčního lístku
• Akce/Stav

Tlačítka

• Nové podání – kliknutím na tlačítko se zobrazí tabulka „Nové podání“
• Vstup do podání – kliknutím na tlačítko se vstoupí do označeného podání
• Evidenční lístek poštovného – klinutím na tlačítko je možné provést tisk této sestavy pro vybrané uzavřené podání bez indikace MZ – jednotl. evidence (viz kapitola 10.5 Evidenční lístek poštovného a Dekádní výkaz poštovného)

12.2 Nové podání

> Obyčejné psaní > Seznam podání > Nové podání

Pro založení nového podání potvrďte tlačítko Nové podání v tabulce „Seznam podání“. Zobrazí se tabulka „Nové podání“.

Tabulka Nové podání
Přednastavené údaje:

• Podací pošta

Údaje, které se zadávají:

• Výběr produktu – je umožněn výběr produktu (přednastaven Evidenční lístek poštovného):
  • Evidenční lístek poštovného – umožňuje pořizování mezinárodních a vnitrostátních obyčejných psaní úhrnným počtem kusů v jednotlivých hmotnostních pásmech
  • MZ obyčejná zásilka – jednotlivá evidence – umožňuje jednotlivě pořizovat MZ obyčejné zásilky a k nim data celních prohlášek
• Technologické číslo – výběr ze seznamu technologických čísel, které si uživatel nastavil - viz kap. 4 (u MZ OLZ)
• Datum předpokládaného podání – je přednastaveno aktuální datum, popř. může být proveden výběr z kalendáře
• Číslo podání (1 – 99) – povinný údaj
• Číslo zakázky – nepovinný údaj, max. počet znaků 6
• Číslo výplatního stroje – nepovinný údaj, max. počet znaků 8
• Zákaznická karta – výběr ze seznamu zákaznických karet, které si uživatel nastavil - viz kap. 4. Pokud je vytvářeno podání se zákaznickou kartou, lze v tomto podání pořizovat pouze produkty, které lze podat se zákaznickou kartou viz kapitola 23.2.

Tlačítka

• Uložit – uloží zadané údaje a přesměruje do tabulky pro pořizování obyčejných psaní (u obyčejných psaní není používán princip dávek)
• Zpět – návrat do tabulky „Seznam podání“ bez uložení zadaných dat

12.3 Pořizování obyčejných psaní – Evidenční lístek poštovného

Kliknutím na tlačítko Vstup do podání (nebo jste přesměrováni při zakládání podání) vstoupíte do zvoleného podání, zde můžete pořizovat počty kusů obyčejných psaní. V horní části obrazovky jsou přednastaveny údaje:

• Podací pošta – údaj nadefinovaný v nastavení uživatele
• Datum podání – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Číslo podání – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Zakázka – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Výplatní stroj – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Zákaznická karta – údaj nadefinovaný při založení nového podání

Od 1. 1. 2021 je pořizování mezinárodních zásilek pouze v režimu prioritní.

Zobrazené údaje:

• Druhy obyčejných psaní Vnitrostátní a Mezinárodní, tyto jsou dále rozděleny na Evropské země (EU nebo mimo EU) a Mimoevropské země. Vnitrostátní jsou rozděleny na Dodání prioritně a Dodání ekonomicky
• Hmotnostní pásma – dle druhů Obyčejných psaní
• Ks – zde lze pořídit počet obyčejných psaní k jednotlivým hmotnostním pásmům (jediné editační pole)
• Ceníkové výplatné – je vypočteno na základě zadaných kusů v jednotlivých hmotnostních pásmech

Tlačítka

• Uložit – kliknutím na tlačítko se provede uložení počtu jednotlivých obyčejných psaní a výpočet ceníkového výplatného
• Vyčistit – kliknutím na tlačítko se vymažou počty pořízených kusů obyčejných psaní
• Zpět na výběr podání – kliknutím na tlačítko se provede návrat do tabulky Seznam podání

12.4 Pořizování MZ obyčejných zásilek – jednotlivá evidence

Kliknutím na tlačítko Vstup do podání (nebo jste přesměrováni při zakládání podání) vstoupíte do zvoleného podání. Zde můžete jednotlivě pořizovat MZ obyčejné zásilky a k nim data celních prohlášek, ke kterým je následně umožněn i tisk AŠ či vývozních daňových dokladů. V horní části obrazovky jsou přednastaveny údaje:

• Technolog. číslo – údaj nadefinovaný při založení nového
• Podací pošta – údaj nadefinovaný v nastavení uživatele
• Datum podání – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Číslo podání – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Zakázka – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Výplatní stroj – údaj nadefinovaný při založení nového podání
• Zákaznická karta – údaj nadefinovaný při založení nového podání

12.4.1 Editace zásilky

Údaje, které ůžete zadat:

Adresát
Pole pro vyhledávání adresáta
Pole k vyplnění – po zadání několika počátečních znaků údaje o adresátovi (Čísla, Příjmení/Názvu, Jména, Doplňující údaje nebo Adresáta) lze provést výběr z nabídnutého seznamu adresátů – zde nejsou nabízeni vnitrostátní adresáti

Tlačítka

• Nový adresát – potvrzením tlačítka můžete zadat nového adresáta. Adresát je po potvrzení tlačítka „Uložit“ uložen do Přehledu adresátů. Pro přenesení nově založeného adresáta do editace zásilky použijte tlačítko Přenést – v případě, že se jedná o vnitrostátní adresu, je po přenesení takového adresáta uživateli zobrazena hláška „Zvolen nevhodný adresát“ a není umožněno zásilku uložit
• Opravit – tlačítko slouží k opravě adresných údajů u již zvoleného adresáta
• Seznam – potvrzením tlačítka se zobrazí tabulka se seznamem adresátů, ve které můžete provést výběr požadovaného adresáta/adresátů/složky adresátů kliknutím na řádek nebo vyhledání adresáta podle „Čísla“, „Příjmení/Názvu“, „Jména“, „Doplňující údaje“, „Adresa“ v poli Hledat, nebo založení nového adresáta.

V tabulce přehledu adresátů můžete zvolit:
1. Za jaké podací místo se má přehled adresátů zobrazit:

• Aktuální podací místo – v tabulce se zobrazí přehled adresátů aktuálně nastaveného podacího místa. Při této volbě zobrazení je také umožněno pracovat s již vytvořenými složkami adresátů.
• Všechna podací místa – v tabulce se zobrazí přehled adresátů za všechna podací místa podavatele

2. Filtr adresátů – zda chcete zobrazit adresáty:

• Všechny
• – zcela správné
• – nepřesné
• – chybné

3. Třídění adresátů podle:

• Stav
• Číslo
• Příjmení/Název
• Jméno
• Adresa
• Datum uložení

4. Počet adresátů na stránku:

• 10, 20, 30, 40, 50

• Typ
Přednastaven MZ obyčejná zásilka Prioritní.

• Hmotnost
Do pole se zadává hmotnost zásilky. Provádí se kontrola na max. povolenou hmotnost dle platných Poštovních podmínek.

• Čárový kód CN22
Čárový kód. U zásilek můžete údaj vyplnit nebo můžete pole ponechat prázdné. Je-li pole ponecháno prázdné, čárový kód se vygeneruje automaticky.

• Poznámka – interní
Pole pro editaci poznámky v maximální délce 30 znaků, slouží pro interní potřeby podavatele.

• Poznámka – interní 2
Pole pro editaci poznámky v maximální délce 30 znaků, slouží pro interní potřeby podavatele.

• Doplňkové služby
Povolené služby k zásilce se zobrazí, jen pokud je vyplněno pole „Adresát“. Zobrazí se pouze ty služby, které je možné v rámci tohoto produktu zvolit. U každé služby je zobrazeno zaškrtávací pole pro výběr. Je-li některá služba u daného produktu povinná, automaticky se přednastaví již zaškrtnutá.

Tlačítka

• Uložit – kliknutím na tlačítko provedete uložení zásilky, která se následně zobrazí v tabulce se seznamem pořízených zásilek v příslušném podání
• Aktualizovat – kliknutím na tlačítko provedete aktualizaci stránky
• Vyčistit – výmaz údajů z polí určených pro pořízení zásilky
• Zpět na výběr podání – kliknutím na tlačítko se provede návrat do tabulky Seznam podání

12.4.2 Seznam pořízených zásilek

V seznamu jsou zobrazeny vždy jen ty zásilky, které byly pořízené/importované v tomto podání. Pokud je při pořizování zásilka označena jako chybová (červená ikona s vykřičníkem), je nutné takovou větu opravit nebo smazat. Pokud požadujete zásilku opravit, kliknutím na daný řádek se pořízené údaje zobrazí ve vrchní části obrazovky.

Zobrazené údaje

• Stav – stav zásilky je zobrazen pomocí ikony:
  Červená ikona – je zobrazena u zásilek obsahujících chybná data. Takovou zásilku musíte opravit, aby mohla být dál zpracována (podána) nebo přeřadit do nezařazených.
  Zelená ikona – je zobrazena u zásilek, které jsou pořízeny bez chyb
• Políčko pro zaškrtnutí – kliknutím na toto políčko označíte zásilky, u kterých chcete generovat formulář pro tisk nebo je vymazat
• Adresát
• Hmotnost(kg)
• Čárový kód CN22
• Služby – zkratky služeb pořízených u zásilek
• Ikona PDF – pouze informativní, že formulář pro tisk byl již vygenerován

Možná nastavení při pořizování MZ obyčejných zásilek:
1. Třídění zásilek podle (vzestupně nebo sestupně):

• Stav
• Vybrané
• Adresát
• Hmotnost
• Čárový kód CN22
• Služby
• Datum pořízení

2. Počet zásilek na stránku:

• 10, 20, 30, 40, 50

Tlačítka

• Označit – kliknutím na šipku zobrazíte seznam způsobů označení pořízených zásilek.
• Můžete zde:
  – Označ vše
  – Zruš označení
  – Označ příslušný druh zásilky
  – Označ vše na akt. stránce
• Další akce – kliknutím na šipku zobrazíte seznam akcí, které můžete provést. Můžete zde:
  • Smazat označené
  • Generování tisku označených

12.4.3 Pořízení zásilek s daty celní prohlášky

V aplikaci je umožněno k MZ obyčejným zásilkám pořizovat i data celních prohlášek. Tyto vývozní doklady je umožněno v aplikaci tisknout na formuláře CN22 s ČK – 1x (A4) a CN22 s ČK – 4x (A4). U zásilek, kde jsou pořizována data celních položek, je povinné vyplnění hmotnosti. Pokud byl vybrán adresát s cílovou zemí, kde je vyplnění celní prohlášky povinné, je nutné ji vyplnit.

Položky k celním prohláškám při pořizování dat k zásilce:

• Kategorie zásilky – zobrazen dropdown s výběrem možných kategorií - vždy je defaultně nastaven řádek s kategorií „Obchodní zboží“:
  • Dokumenty
  • Obchodní vzorek
  • Vrácené zboží
  • Jiné
• Měna celní hodnoty – zobrazen dropdown s výběrem měn, vždy je defaultně nastaven řádek s textem „Vyberte“, výběr je povinný.
• Poznámka – toto pole se zpřístupní, jen pokud byla vybrána kategorie zásilky „Jiné“, umožněno zadat 100 alfanumerických znaků

Po vyplnění dat k zásilce a potvrzení tlačítkem „Uložit“, je zobrazeno informativní hlášení a nové tlačítko „Data celní prohlášky“.

Toto tlačítko přesměruje uživatele na stranu Data celní prohlášky. V této pořizovací tabulce je povinné vyplnění všech zobrazených položek s výjimkou Tarifního kódu – tato položka je povinná pokud je u zásilky zadána doplňková služba č. 44 – Zboží s VDD:

• Množství - povoleno zadání max. 5 numerických znaků
• Hmotnost položky - čistá hmotnost, povoleno zadání pouze numerických znaků ve formátu xxxxx,xxx
• Celní hodnota položky - povoleno zadání pouze numerických znaků 15x,xx
• Země původu – dropdown s možností výběru požadované země
• Tarifní kód – Popis celního obsahu (CZ/EN) dropdown s možností psaní pro oba jazyky. Vedle pole Tarifní kód – Popis celního obsahu (CZ/EN) je umístěn Číselník celního obsahu s prolinkem na nápovědu.

K jedné zásilce je umožněno pořídit maximálně 4 položky obsahu zboží. Pro smazání položek je nutné provést jejich výběr pomocí zaškrtávacího pole nebo volbou „Označit.“, kdy je následně provedeno kliknutí na tlačítko „Smazat označené“. Po kliknutí na tuto volbu budou vybrané položky odstraněny ze seznamu.

Možná nastavení v menu „Data celní prohlášky“:
1. Třídění zásilek podle (vzestupně nebo sestupně):

• Vybrané
• Pořadí
• Množství
• Hmotnost položky
• Celní hodnota položky
• Země původu
• Popis celního obsahu

2. Počet položek na stránku:

• 5, 10, 15, 20

Tlačítka

• Označit – kliknutím na šipku zobrazíte seznam způsobů označení pořízených zásilek. Můžete zde:
• – Označ vše
  – Zruš označení
  – Označ vše na akt. stránce
• Uložit – kliknutím na tlačítko provedete uložení zásilky, která se následně zobrazí v tabulce se seznamem pořízených položek obsahu
• Smazat označené – smaže vybrané zásilky
• Vyčistit
• Zpět – kliknutím na tlačítko provedete návrat zpět do dávky s pořízenými zásilkami

12.4.4 Tisk adresních štítků, obálek a Celních prohlášek

Pořízené údaje k MZ obyčejným zásilkám je možné tisknout na vybraný formulář. Zásilky, ke kterým mají být vytištěna data na zvolený formulář, je nutné zatrhnout v zaškrtávacím poli. Následně se vybere ze seznamu na poli „Další akce“ volba „Generování tisku označených“.

Po označení zásilek a výběru volby „Generování tisku označených“ se zobrazí tabulka „Volby tisku“, kde uživatel vybere tiskárnu ze seznamu povolených tiskáren (nastaveno v menu „Nastavení“ – „Tiskárny a formuláře“). Dále formulář ze seznamu formulářů povolených pro daný druh zásilky, pokud nejsou uloženy žádné vlastní vybrané formuláře pro tisk. Pokud jsou již uloženy nějaké vlastní vybrané formuláře pro tisk, jsou zobrazeny jen ty.

Tlačítka

• Zpět – klinutím na tlačítko se aplikace automaticky vrátí do tabulky pro pořizování zásilek
• Tisk – po kliknutí na tlačítko se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout

12.4.5 Oprava chybné zásilky

Chcete-li zásilku opravit, kliknutím na příslušný řádek v Seznamu pořízených zásilek přenesete údaje o zásilce zpět do pořizovací masky, kde je možné potřebné údaje upravit. Po provedení oprav je třeba potvrdit tlačítko „Uložit“.

12.5 Uzavření podání

> Obyčejné psaní > Seznam podání > Uzavřít

Pokud je dané podání připraveno k uzavření, zobrazí se tlačítko Uzavřít. Po uzavření podání je vygenerováno pořadové číslo Evidenčního lístku a zobrazeno u daného podání.

12.6 Evidenční lístek poštovného a Dekádní výkaz poštovného

> Obyčejné psaní > Seznam podání > Evidenční lístek poštovného

Toto tlačítko umožňuje provést vytištění Evidenčního lístku poštovného obyčejných psaní k uzavřenému podání. Je generován periodicky – číselná řada od 1 do 50 dle počtu uzavřených podání. Ke každému uzavřenému podání mohou být vygenerovány pouze dva Evidenční lístky poštovného – tzn. např. s pořadovými čísly 1 a 2 ve dvou vyhotoveních. Po kliknutí na tlačítko Evidenční lístek poštovného se otevře okno „Stažení souboru“, kde si můžete zvolit, zda chcete soubor uložit nebo vytisknout

Pozn. Úhrn ceníkového výplatného je uváděn za každý evidenční lístek zvlášť.

Dekádní výkaz poštovného je formulář, sloužící k souhrnu veškerých odeslaných Evidenčních lístků za dekádu (10 dní) a vyčíslení ceny za poštovní služby. Tiskopis Dekádní výkaz poštovného lze stáhnout na adrese:
https://www.ceskaposta.cz/assets/nastroje/vykaz_postovneho.pdf ve formátu pdf, případně editovatelný ve formátu xls na adrese: https://www.ceskaposta.cz/assets/nastroje/vykaz_postovneho.xls

12.7 Import dat pro klienty s platební metodou „Úhrada cen – bezhotovostní Kredit“

V menu Obyčejné psaní je nově umožněno, pro klienty s platební metodou „Úhrada cen – bezhotovostní Kredit“, do podání data importovat ve formátu CSV a TXT. V případě importu těchto zásilek není možno využít vlastní konfiguraci.

Pokud je seznam podání prázdný je seznam souborů prázdný bez možnosti importu souboru. Pokud je založeno podání je možno provádět import. Tzn., uživatel musí v pro import vždy nejprve založit podání.

Pro import souboru se zásilkami klikněte na tlačítko Procházet . Zobrazí se tabulka „Zvolte soubor“, ve které vyberete požadovaný soubor pro import. Pro import souboru kliknete na tlačítko Import CSV nebo Import TXT . Naimportované údaje lze dále editovat pomocí ručního vstupu.

Počet souborů na stránku:

• 5, 10, 20, 30, 40, 50

Zobrazené údaje:

• Stav:
  – ikona indikuje, že import souboru proběhl v pořádku
  – ikona indikuje probíhající import, nově je umožněno import zastavit- k tomuto účelu slouží ikona “, která je u probíhajícího importu zobrazena ve sloupci Akce/Stav. Data, která byla importována před zastavením importu, jsou standardně naimportována.
  – ikona indikuje, že import souboru neproběhl v pořádku, u importu je zobrazena ikona s chybovým protokolem (viz Číselník chyb vyskytujících se v importovaných „OLZ“ souborech) – takto zobrazen i zastavený import
• Název souboru
• Datum přenosu
• Akce/Stav

Tlačítka:

• Procházet – tlačítko pro výběr souboru pro import – zobrazí se tabulka „Zvolte soubor“
• Import CSV – tlačítko pro import souboru ve formátu *.csv, je aktivní až po výběru souboru
• Import TXT – tlačítko pro import souboru ve formátu *.txt, je aktivní až po výběru souboru
• Aktualizovat – tlačítko pro aktualizaci stavů importu a podání

Číselník chyb vyskytujících se v importovaných „OLZ“ souborech

12.7.1 Formát datového souboru

Poznámka: Pro import Obyčejných psaní a Firemních psaní je struktura datového souboru totožná.

Číselník produktů